通过电子邮件、门户网站和邮寄方式收到的供应商文件，应集中存放在一个地点。每份收到的文件都应立即记录接收日期、分配唯一编号，并指定负责处理的人员。最初的筹备性采购也应单独记录为可能的设立前费用。发票抬头、业务用途、付款方式和后续用途必须能够说明该费用归创始人个人所有，还是属于正在筹建的企业。数字文件必须以完整且可长期读取的形式与其入账数据关联。收到的原始文件必须保持原样保存；查看、搜索或数据交换时则可以使用额外的工作副本。入账和付款前，应检查文件是否完整、计算是否准确、业务用途是否明确，以及税务处理是否恰当。将文件信息与合同、订单、已接收的服务以及付款条款进行比对。归档时必须完整、清晰且不作更改地保存原始文件、入账数据和补充证据。唯一编号可使每份文件始终与相应的企业交易、入账记录和适用的保存期限关联起来。
在格鲁吉亚创业前建立单据记录系统
格鲁吉亚企业的单据记录系统会追踪收到的发票和企业设立文件，从接收、审核到入账和归档。通过集中接收渠道、唯一编号以及保留原始文件不变，可永久追溯每笔企业交易。
提示
应在首次企业设立相关采购前建立单据记录系统，并追踪每笔交易从接收到归档的全过程。集中接收渠道和唯一编号可减少文件遗失和重复处理。原始文件、审核、入账记录和补充证据必须始终保持关联。