对于发票和其他视觉类文件，适合采用能够可靠保留内容、页序和外观的格式。也可以存储结构化的发票数据或导出数据，但这并不会自动取代具有权威性的原始凭证文件。纸质文件应完整、端正地数字化，且分辨率应足够；背面和附件应纳入同一文件序列。文字识别便于搜索，但不得覆盖原始文件中可见的内容。文件名和元数据至少应包含唯一的文件标识符、日期、签发方或接收方以及文件类型。文件应与合同、订单、付款证明、税务数据、成本中心和会计分录关联。变更、更正和新版本应分别存储，并通过变更日志相互关联。电子文件档案应设置基于角色的访问权限、定期备份和经过测试的恢复流程。数据导出应以开放、可读的格式提供文件及其元数据，以便更换服务提供商时仍能保持可追溯性。电子会计和财务报告文件通常应自报告期结束起保存六年，除非适用更长的特别保存期限。
创业前选择数字凭证资料格式
格鲁吉亚企业的数字凭证资料应当完整、始终清晰可读，并与相应会计分录明确关联。文件系统应原样保存收到的原始文件，并根据需要使用其他工作副本进行查看、搜索或数据交换。
提示
数字文件系统应始终将未经更改的原始文件、搜索数据和会计分录关联起来。工作副本、文字识别和结构化数据可以提高处理效率，但不会自动取代具有权威性的原始凭证文件。备份和经过测试的导出，与日常归档同样重要。