在开始经营业务之前，应设置用于接收文件的商务电子邮箱、安全上传渠道以及指定的纸质文件接收点。向供应商清楚说明公司名称、税务识别号、发票地址和允许的提交方式。收到文件后，应原样保存原件；对于纸质文件，则应将其与数字副本关联。初始记录应包括文件标识符、接收日期、出具方、接收方、税务识别信息、文件日期和服务日期，以及商品或服务说明。还应记录币种、所用汇率、不含税金额、增值税、含税金额和付款方式。将合同、采购订单、成本中心、业务用途以及拟适用的税务代码或进项增值税代码关联到文件。对与公司设立相关的文件单独加注标签，以便单独审核在开始经营前发生的费用。文件到达时，如发现缺页、缺少附件或缺少原件，应立即标记为待补，并向供应商索取。自动转发和个人收件箱需要配备备用安排，以免有人缺席时文件无人处理。应在变更日志中记录文件接收、补充和转交审核或记账的情况，包括日期和经办人。
在格鲁吉亚开展业务前建立文件接收流程
在格鲁吉亚，公司的文件接收流程会将来自电子邮件、门户网站和纸质邮件的供应商文件集中到一个地方。每份收到的文件都会立即分配接收日期、唯一标识符和负责人。
提示
应在首次采购前建立集中接收流程，避免文件因存放在个人收件箱或通过纸质渠道传递而遗失。立即分配标识符、记录接收信息并明确责任人，可以形成连续的审计轨迹。与公司设立相关的文件和资料不完整的记录需要分别标注状态。