يبدأ الإعداد بالاختيار النهائي للشكل القانوني للأعمال، إذ يعتمد عليه الطلب ووثائق التأسيس وتفاصيل الملكية والإدارة. يجب أن يكون مقدمو الطلب والمؤسسون وأي ممثلين محددين بوضوح من خلال أسمائهم أو أرقامهم الشخصية أو أرقام وثائقهم. وإذا تصرف شخص بصفته ممثلاً، فيلزم تقديم توكيل بنطاق وصيغة مناسبين للإيداع المزمع. يجب تقديم اسم الشركة وعنوان العمل والغرض منه وعنوان المراسلات للتبليغ كاملةً، وأن تتطابق مع جميع الوثائق المرفقة. وبالنسبة إلى الشركات، تُعد اتفاقيات التأسيس والنظام الأساسي المطلوبين للشكل القانوني المعني، إلى جانب تفاصيل المساهمين وحصص الملكية والإدارة والتمثيل. واستناداً إلى إجراءات الإيداع، يمكن توثيق التوقيعات حضورياً أو لدى كاتب عدل أو تأكيدها بتوقيع إلكتروني مناسب. ويجب أن تتيح الإجراءات التحقق بشكل موثوق من الهوية ونسبة التوقيع إلى صاحبه وسلامة الوثيقة. تضم حزمة الإيداع الطلب ووثائق الهوية ووثائق التأسيس والتوكيلات والموافقات المطلوبة، بصيغة متسقة. وقبل التقديم، تحقّق من تطابق التهجئة وأرقام التسجيل والعناوين ونسب الملكية وصلاحيات التمثيل في جميع الوثائق. ويجب تأكيد طريقة الإيداع وخيار المعالجة المفضل وتنسيق الملفات والرسوم الحالية قبل إتمام إعداد الحزمة. وبالنسبة إلى الوثائق المحررة بلغة أجنبية أو الصادرة في الخارج، تحقّق على نحو منفصل من متطلبات الترجمة أو الأبوستيل أو التصديق. يمكن إعداد التسجيل من خلال خدمة NAPR المخصصة أو في قاعة الخدمات العامة؛ تحقّق من طرق الإيداع والرسوم المتاحة حالياً قبل استخدامها. وتقلل مجموعة الوثائق الكاملة والواضحة من مخاطر ورود استفسارات لاحقة بشأن معلومات ناقصة أو متضاربة.
الاستعداد لتسجيل تأسيس شركة لدى الوكالة الوطنية للسجل العام
تتولى الوكالة الوطنية للسجل العام، أو NAPR، إدارة سجل الأعمال في جورجيا. ولإتمام التسجيل، يجب أن تتسق من حيث المضمون والشكل بيانات مقدمي الطلب وتفاصيل السجل ووثائق التأسيس الخاصة بالشكل القانوني والتوقيعات.
نصيحة
يتمثل جوهر طلب NAPR في التحقق من الاتساق بين الشكل القانوني المختار والطلب وبيانات الهوية ووثائق التأسيس. وقد تؤدي الاختلافات في التهجئة أو تفاصيل الملكية أو قواعد التمثيل إلى استفسارات لاحقة حتى عندما تكون الوثائق مكتملة من نواحٍ أخرى. وينبغي حسم طريقة الإيداع وصيغة التوقيع وخيار المعالجة والرسوم الحالية قبل إتمام إعداد الحزمة.