Номер может состоять из порядкового номера и четко определенных элементов, указывающих на год, место продажи или тип документа. Структура должна оставаться достаточно простой, чтобы счета-фактуры можно было надежно идентифицировать даже при росте объема документооборота. Для разных мест, систем или направлений деятельности можно использовать отдельные последовательности нумерации, если их идентификаторы четко различаются. Система выставления счетов должна предотвращать дублирование номеров и постоянно хранить последний использованный номер. Уже присвоенные номера нельзя использовать повторно после отмены документа. Вместо этого исходный документ сохраняется в учете и связывается с соответствующим процессом корректировки. Если используемая система это поддерживает, черновикам следует присваивать окончательный номер счета-фактуры только при их окончательном оформлении. При смене программного обеспечения использованные номера, незавершенные черновики и следующее начальное значение необходимо перенести и тщательно проверить. Специальные налоговые документы, которым система Службы доходов Грузии присваивает отдельный идентификатор, должны отличаться от внутренних номеров счетов-фактур и быть связаны с ними.
Планирование последовательности нумерации счетов-фактур перед началом бизнеса в Грузии
Последовательность нумерации счетов-фактур определяет, как компания присваивает своим счетам-фактурам уникальные и последовательные номера. Перед началом бизнеса в Грузии следует настроить логику нумерации так, чтобы каждый номер счета-фактуры присваивался только один раз, а соответствующий документ можно было легко найти.
Совет
Последовательность нумерации должна быть простой, уникальной и технически защищенной от дублирования. Несколько последовательностей имеют смысл, если для разных мест или типов документов действительно ведется раздельный учет, однако они увеличивают объем проверок. Отмененные номера остаются частью аудиторского следа, и их нельзя использовать повторно.