Die Bezeichnung und Gestaltung des Abschlussnachweises richten sich nach den Vorschriften der verleihenden Hochschule. Massgebend ist die Titelform, die auf der Urkunde ausgewiesen wird. Andere Doktorgrade oder Schreibweisen dürfen daraus nicht ohne entsprechende Grundlage abgeleitet werden. Für Bewerbungen oder weitere Verfahren kann neben der Doktorurkunde eine ergänzende Dokumentation verlangt werden. Welche Unterlagen zum Abschluss gehören, hängt von der ausstellenden Hochschule ab. Ein Diplomzusatz ist nur Bestandteil des Nachweises, wenn die Hochschule ein solches Dokument ausstellt. Die empfangende Hochschule, Behörde oder das Unternehmen legt fest, welche Dokumente vorzulegen sind. Auch Vorgaben zu Sprache, Kopie, Beglaubigung und Übermittlungsweg richten sich nach dem jeweiligen Verfahren. Bei abweichenden Namen oder persönlichen Angaben kann ein zusätzlicher Beleg zur eindeutigen Zuordnung nötig sein. Liegt die endgültige Urkunde noch nicht vor, entscheidet die empfangende Stelle, ob sie eine vorläufige Bestätigung akzeptiert. Das Doktoratsdiplom und die zugehörigen Unterlagen sollten vollständig und unverändert aufbewahrt werden.
Nachweis eines Doktoratsabschlusses nach dem Studium in der Schweiz
Als Nachweis für einen Doktorgrad dient die von der Schweizer Hochschule ausgestellte Doktorurkunde, die je nach Hochschule auch Doktoratsdiplom genannt wird. Sie weist den verliehenen Grad in seiner offiziellen Form und die ausstellende Hochschule aus. Ergänzende Unterlagen können weitere Angaben zum Doktoratsprogramm und zum Abschluss enthalten.