Eine beschäftigte Person kann auf Grundlage eines mündlichen oder schriftlichen Vertrags arbeiten. Dazu zählt auch eine wirtschaftlich abhängige Arbeitskraft, deren Verhältnis einem Arbeitsverhältnis ähnelt. Arbeitgeber müssen schriftliche Beschäftigungsbedingungen mit den Namen der Parteien, Beginn, Vergütung und Zahlungsweise, Zahlungsintervallen, Arbeitsbeschreibung, üblicher Arbeitszeit, Kündigungsbedingungen und Disziplinarregeln bereitstellen. Stunden-, Tages-, Wochen- und Stücklohn muss grundsätzlich mindestens wöchentlich oder vierzehntäglich gezahlt werden; Monats- und Jahreslohn grundsätzlich mindestens monatlich. Bei Beendigung sind Vergütungen innerhalb von sieben Tagen fällig. Arbeitgeber müssen Lohnabrechnungen und Beschäftigungsunterlagen aufbewahren. Abzüge benötigen eine gesetzliche Grundlage, eine gerichtliche Anordnung oder eine zulässige genehmigte Vereinbarung und müssen die geltenden Grenzen einhalten. Einstellung, Ausbildung, Beförderung, Beschäftigungsbedingungen und Beendigung dürfen nicht diskriminierend sein. Für gleichwertige Arbeit ist gleiches Entgelt zu zahlen. Zwangsarbeit und Pachtarbeit sind verboten. Der HIV-Status allein rechtfertigt keine Kündigung. In Malawi gilt kein einheitlicher Mindestlohn für alle Arbeitsplätze. Die Employment (Minimum Wages) (Amendment) Order 2026 trat am 1. Juni 2026 in Kraft und legt nach Kategorie und Unternehmensgröße unterschiedliche Tabellen für allgemeine Beschäftigte, Hausangestellte, Kleinst- und Kleinunternehmen, mittlere und kommerzielle Unternehmen, Geschäfte und Lkw-Fahrer fest. Die Lohnbuchhaltung sollte die aktuelle Gazette-Tabelle statt älterer Werte von 2025 heranziehen. Die normale Arbeitszeit beträgt grundsätzlich höchstens 48 Wochenstunden ohne Überstunden; nach höchstens sechs aufeinanderfolgenden Arbeitstagen müssen mindestens 24 Stunden Ruhezeit folgen. Für Wachpersonal und andere Sonderkategorien können gesonderte Regeln gelten. Der Mindesturlaub beträgt 18 Arbeitstage bei einer Sechstagewoche oder 15 Arbeitstage bei einer Fünftagewoche. Er sollte grundsätzlich innerhalb von sechs Monaten nach dem Bezugsjahr genommen werden, sofern keine Ansammlung vereinbart wurde. Nach zwölf Monaten Beschäftigung umfasst der Krankheitsurlaub im maßgeblichen Zeitraum vier Wochen bei vollem und acht Wochen bei halbem Lohn. Der Mutterschaftsurlaub beträgt acht Wochen bei vollem Lohn; der Vaterschaftsurlaub grundsätzlich zwei Wochen bei vollem Lohn. Beide Ansprüche gelten in der Regel einmal innerhalb von drei Jahren. Schutzbestimmungen für Schwangerschaft und Stillzeit umfassen leichtere oder ungefährliche Arbeit, flexible oder kürzere Arbeitszeit ohne Verringerung von Lohn oder Leistungen, zwei Stillpausen von je 30 Minuten für mindestens sechs Monate, einen privaten, sicheren Stillbereich und erforderliche Schichtwechsel. Eine Kündigung wegen Schwangerschaft ist verboten. Die Rückkehr erfolgt normalerweise an denselben Arbeitsplatz und mit denselben Leistungen oder an einen geeigneten anderen Arbeitsplatz, wenn ein echter betrieblicher oder wirtschaftlicher Grund eine Rückkehr an die ursprüngliche Stelle verhindert. Arbeitgeber müssen sichere Anlagen und Arbeitsabläufe gewährleisten, gefährliche Stoffe kontrollieren, sichere Zugänge und Ausgänge bereitstellen, Sozialräume und Wasser zur Verfügung stellen und Informationen, Schulungen sowie Aufsicht gewährleisten. Sicherheitsmaßnahmen müssen auch betroffene Personen berücksichtigen, die nicht bei ihnen beschäftigt sind. Schulungen müssen in einer Sprache stattfinden, die Beschäftigte verstehen, und besondere Unterweisungen für Fahrerinnen und Fahrer, Hebe- und Transportgeräte, Gerüste, Baugruben, Sprengstoffe und gefährliche Stoffe einschließen. Arbeitgeber dürfen Beschäftigten Arbeitsschutzmaßnahmen nicht in Rechnung stellen. Vor der Nutzung muss der Arbeitsplatz bei der für Sicherheit, Gesundheit und Wohlfahrt zuständigen Behörde registriert werden. Die Registrierung gilt zwölf Monate, die jährliche Verlängerung beginnt am 1. April und das Zertifikat muss sichtbar ausgehängt werden. Wesentliche Änderungen oder eine Übertragung sind der Leitung für Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz zu melden. Arbeitgeber müssen ein allgemeines Register, eine Zusammenfassung der einschlägigen Rechtsvorschriften und einen Hinweis zur Sicherheitspolitik führen. An einem Arbeitsplatz mit mehr als 50 Beschäftigten ist ein Sicherheitskomitee erforderlich. Sicherheitsbeauftragte und Konsultationen unterstützen die Beteiligung der Beschäftigten. Das Ministry of Labour, Skills and Innovation arbeitet über den Labour Commissioner und Arbeitsbeauftragte, darunter regionale und Bezirksarbeitsbeauftragte. Diese Amtspersonen kontrollieren Arbeitsplätze, nehmen Beschwerden entgegen, vermitteln in Streitfällen und können Strafverfahren einleiten. Employment Exchange Bureaus bieten einen öffentlichen Weg zur Arbeitsvermittlung. Die Leitung für Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz überwacht Sicherheit am Arbeitsplatz. Workers' Compensation Commissioner und Board sind für das Arbeitsunfallversicherungssystem zuständig. Der Registrar of Trade Unions and Employers' Organizations registriert einschlägige Arbeitnehmer- und Arbeitgebervertretungen. Das Industrial Relations Court, kurz IRC, hat sein Hauptregister in Blantyre und weitere Registerstellen in Lilongwe und Mzuzu. Ein Arbeitgeber muss sich bei der Malawi Revenue Authority für Lohnsteuer registrieren und Pay As You Earn, kurz PAYE, abführen. Für die Lohnbuchhaltung werden Arbeitgeberformular P1, Arbeitnehmerformular P4, monatliches Zahlungsformular P12 und jährliche Vergütungs- oder Steuerbescheinigung P9 verwendet. Der Arbeitgeber muss PAYE nach dem Taxation Act einbehalten und abführen sowie aktuelle Nachweise über Änderungen bei der Lohnabrechnung aufbewahren. Da sich Schwellen und Sätze ändern können, ist der aktuelle Rechner oder die Mitteilung der Malawi Revenue Authority maßgeblich. Nach dem Pension Act 2023 muss jeder Arbeitgeber die Mitgliedschaft der Beschäftigten in einer verpflichtenden betrieblichen Altersversorgung ermöglichen. Der Mindestbeitrag beträgt 10 Prozent der rentenfähigen Bezüge durch den Arbeitgeber und 5 Prozent durch die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer. Die Beiträge sind spätestens 14 Tage nach Monatsende abzuführen. Außerdem muss der Arbeitgeber eine Lebensversicherung von mindestens einem Jahresbetrag der rentenfähigen Bezüge unterhalten. Verwaltungssanktionen bei Verstößen können 100.000.000 K erreichen. Die Pension (Exemptions) Order 2025 verlangt jedoch eine gesonderte Prüfung der Anspruchsberechtigung. Aufgelaufene Abfindungsansprüche können weiterhin relevant sein. Daher müssen Übertragungen an den Pensionsfonds und Zahlungen bei Beendigung nach aktueller Rechtslage geprüft werden. Nach einem Unfall mit Todesfolge oder dauerhafter Arbeitsunfähigkeit muss der Arbeitgeber die Leitung für Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz unverzüglich benachrichtigen. Schwere Verletzungen sollten möglichst sofort telefonisch oder über einen anderen schnellen Kanal gemeldet werden. Ein meldepflichtiger Unfall mit Verletzung, Tod, dauerhafter Arbeitsunfähigkeit oder mehr als 14-tägiger Arbeitsunfähigkeit muss außerdem innerhalb von 21 Tagen dem Workers' Compensation Board gemeldet werden. Beschäftigte haben grundsätzlich zwölf Monate Zeit, einen Entschädigungsanspruch geltend zu machen. Der Arbeitgeber muss innerhalb von sieben Tagen nach Mitteilung des Unfalls eine ärztliche Untersuchung anbieten. Das Arbeitsschutz-Unfallformular LAB/W/7 ist von der Meldung an die Workers' Compensation getrennt. Die Geschäftsleitung kann angemessene Verwarnungen, Suspendierungen oder Herabstufungen einsetzen; Geldstrafen sind grundsätzlich verboten. Für eine Kündigung braucht es einen gültigen, auf Leistungsfähigkeit, Verhalten oder betrieblichen Erfordernissen beruhenden Grund. Die beschäftigte Person muss Gelegenheit erhalten, sich zu verteidigen. Geschützte Gründe sind unter anderem Geschlecht, Behinderung, familiäre Verantwortung, Gewerkschaftsrechte, Abwesenheit wegen Krankheit oder Verletzung, Ablehnung gefährlicher Arbeit, rechtmäßige Arbeitskampfmaßnahmen und die Beteiligung an einer Beschwerde. Der Arbeitgeber muss den Kündigungsgrund nachweisen. Eine ungerechtfertigte Kündigung kann Wiedereinstellung, erneute Beschäftigung oder Entschädigung zur Folge haben. Nach dem Gender Equality Act sind Richtlinien und vertrauliche Beschwerdeverfahren gegen sexuelle Belästigung erforderlich. Maßnahmen gegen Belästigung am Arbeitsplatz werden zudem im Rahmen der Arbeitsschutzpraxis weiterentwickelt. Beschäftigte haben Vereinigungsfreiheit; Vergeltungsmaßnahmen wegen Gewerkschaftsaktivitäten sind verboten. Ein Arbeitgeber muss eine Gewerkschaft auf Betriebsebene anerkennen, sobald deren Mitgliedschaft mindestens 20 Prozent erreicht. Für Tarifverhandlungen auf Branchenebene gilt eine Schwelle von 15 Prozent. Tarifverhandlungen können die Offenlegung relevanter Informationen erfordern, soweit keine Vertraulichkeitsgründe entgegenstehen. Ein Tarifvertrag kann für den Arbeitgeber verbindlich sein. Beschäftigte können sich in einem Beschwerde- oder Disziplinarverfahren vertreten lassen. Die Employers' Consultative Association of Malawi, bekannt als ECAM, und der Malawi Congress of Trade Unions, bekannt als MCTU, sind nationale Vertretungsorganisationen. Der Registrar beaufsichtigt Gewerkschaften und Arbeitgeberorganisationen. Streiks und Aussperrungen richten sich nach Verfahren des Labour Relations Act. Ein systemrelevanter Dienst liegt vor, wenn eine Unterbrechung Leben, Gesundheit oder persönliche Sicherheit gefährdet. Nach den geltenden Regeln kann ein Lohnabzug für mehr als drei Tage Streikabwesenheit anfallen. Interne Beschwerden und Disziplinarstreitigkeiten können einem Arbeitsbeauftragten zur Schlichtung vorgelegt werden. Eine Beschwerde nach dem Employment Act kann bei einem Bezirksarbeitsbeauftragten eingereicht werden. Bleibt sie einen Monat lang ungelöst, kann sie zu einem Strafverfahren oder einer Überweisung an das IRC führen. Streitigkeiten nach dem Labour Relations Act werden dem für Arbeit zuständigen Principal Secretary gemeldet; die andere Partei erhält eine Kopie. Der Empfänger sollte den Eingang innerhalb von sieben Tagen bestätigen. Nach Abschluss interner Verfahren folgt die Schlichtung. Das IRC ist erstinstanzlich für Arbeitsstreitigkeiten zuständig und arbeitet nach einem dreigliedrigen Modell. Berufungen beim High Court sind auf Rechts- oder Zuständigkeitsfragen beschränkt. Ein Arbeitgeber kann betriebliche Veränderungen aus wirtschaftlichen, technischen, strukturellen oder operativen Gründen vornehmen. Stellenabbau oder Entlassungen führen bei Beendigung jedoch zu einer Abfindungspflicht. Die Abfindung beträgt für jedes vollständig abgeleistete Dienstjahr vom ersten bis zum fünften Jahr zwei Wochenlöhne, vom sechsten bis zum zehnten Jahr drei Wochenlöhne und danach vier Wochenlöhne. Zur Berechnungsgrundlage gehören grundsätzlich Grundgehalt, Unterkunft, anspruchsberechtigende Zulagen und bestimmte Sachleistungen. Ausgenommen sind bestimmte arbeitsbedingte Aufwendungen, freiwillige Leistungen und andere Leistungen, sofern Vertrag oder Tarifvertrag nichts anderes vorsehen. Eine allgemeine gesetzliche Schwelle für Meldung oder Konsultation bei Massenentlassungen ließ sich nicht belegen. Es können jedoch Tarifverträge, Verhandlungspflichten, Grundsätze fairer Arbeitspraktiken und Regeln für Rechtsnachfolger gelten. Bei Verkauf, Vermietung oder Übertragung eines Betriebs können bestehende Verfahren und Tarifverträge für den Rechtsnachfolger verbindlich sein. Diese Pflichten ergänzen Arbeitsverträge und Arbeitsrecht; aus Arbeitgebersicht geht es darum, wie die Organisation ihre Verantwortung erfüllt, steuert und verändert.
Arbeitgeber in Malawi
In Malawi ist ein Arbeitgeber eine Person, ein Unternehmen, ein Betrieb, eine Behörde oder eine Gruppe, die eine beschäftigte Person in einem Arbeitsverhältnis beschäftigt. Zu dieser Rolle gehören Einstellung, Beschäftigungsbedingungen, Lohn, Arbeitszeit, Urlaub, Sicherheit, Altersversorgung, faire Disziplinarmaßnahmen, Arbeitnehmervertretung und betriebliche Veränderungen. Employment Act und Labour Relations Act gelten grundsätzlich für private Arbeitgeber sowie öffentliche Behörden und Unternehmen. Streitkräfte, Gefängnisdienst und Polizei sind ausgenommen, mit Ausnahme zivil Beschäftigter. Zur Einhaltung der Vorschriften gehören Arbeitsbehörden, betriebliche Verfahren, Lohnunterlagen und Konsultationen mit Beschäftigten.
Tipp
Für Arbeitgeber in Malawi hat es praktische Priorität, Pflichten zu Arbeitsplatz, Lohnabrechnung und Personal in ein datiertes Kontrollsystem zu überführen. Bewahren Sie Beschäftigungsbedingungen, aktuelle Lohn- und Steuerberechnungen, Rentennachweise, Arbeitsschutzunterlagen und Nachweise fairer Entscheidungen gemeinsam auf. Meldepflichten nach Unfällen, geschützte Freistellungen, Kündigungen und betriebliche Veränderungen erfordern besondere Aufmerksamkeit wegen ihrer Fristen.