В архиве после завершения деятельности должны храниться все документы, необходимые для понимания деятельности компании, её ликвидации и официального прекращения существования. К ним, в частности, относятся корпоративные документы, бухгалтерские книги, годовая финансовая отчётность и ликвидационная финансовая отчётность, налоговые декларации, счета, договоры и платёжные документы. В полном объёме также необходимо сохранять требования кредиторов, решения по итогам проверок, документы о продаже активов, распределении имущества между акционерами и документы из реестра. Применимый установленный законом или договором срок хранения необходимо определять отдельно для каждого вида документов. Нельзя заменять разные сроки единым общим сроком удаления. Цифровые документы на протяжении всего срока хранения должны оставаться полными, читаемыми и защищёнными от незаметных изменений. Исходные файлы, подписи, приложения и связанные бухгалтерские данные следует хранить вместе, в контексте. Для бумажных документов необходимо определить безопасное место хранения и понятную систему архивирования. У ответственного лица должны быть опись документов, а также установленные процедуры доступа к ним и их поиска. Документы можно планомерно уничтожать только после истечения соответствующего срока хранения и с учётом текущих разбирательств и возможных претензий.
Хранение документов после ликвидации компании в Грузии
Исключение компании из реестра в Грузии не прекращает автоматически обязанность хранить бухгалтерские книги, налоговые документы и материалы о ликвидации. Поэтому до исключения компании из реестра необходимо определить ответственное лицо, место хранения архива, применимые сроки хранения и обеспечить надёжный доступ к документам компании.
Совет
Архив после завершения деятельности сохраняет практическое значение и после исключения компании из реестра, поскольку установленные законом, налоговые и договорные обязанности могут действовать в течение разных сроков. Поэтому единый срок удаления для всех документов не подходит. Необходимо чётко определить ответственность, обеспечить постоянную читаемость документов и контролируемый доступ к связанным материалам.