Le Ministry of Public Service, Labour and Social Welfare (MoPSLSW), les agents du travail, le Registrar, le Retrenchment Board, les National Employment Councils (NEC) sectoriels, la National Social Security Authority (NSSA) et la Zimbabwe Revenue Authority (ZIMRA) gèrent chacun différents aspects du rôle de l’employeur. Les bureaux provinciaux du MoPSLSW soutiennent la mise en œuvre régionale, tandis que les règles sectorielles et les conventions collectives (CBA) peuvent modifier les salaires, les avantages, les prélèvements et les procédures. Un NEC est un organisme sectoriel bipartite représentant les employeurs et les travailleurs ; il peut édicter des règles sectorielles contraignantes par une CBA enregistrée. L’Employers’ Confederation of Zimbabwe (EMCOZ) propose une représentation patronale volontaire, des conseils sur les politiques et le travail ainsi que des formations, mais ne remplace ni un NEC ni une autorité publique. La cartographie du recensement économique de 2024 a recensé 204,798 établissements, dont 76.1% étaient classés comme informels et 87.9% comme micro-établissements. Une petite taille ou une activité informelle ne crée pas d’exemption générale aux obligations d’emploi. L’inscription, les registres de paie, la sécurité au travail et la représentation des travailleurs peuvent être plus difficiles à organiser dans ces établissements ; les employeurs de personnel domestique et les employeurs agricoles doivent également vérifier les règles applicables à leurs travailleurs. Un employeur doit s’inscrire auprès de la NSSA dans les 30 jours suivant le début de son activité d’employeur et signaler les changements dans un délai d’un mois. Une inscription NSSA propre au secteur peut être requise. L’inscription de l’employeur auprès de la ZIMRA doit intervenir dans les 14 jours, puis les retenues au titre du pay-as-you-earn (PAYE) doivent être versées au plus tard le 10 du mois suivant. Les employeurs doivent conserver les documents comptables pendant au moins six ans et déposer la déclaration ITF16 dans les 30 jours suivant la fin de l’année concernée. Les barèmes fiscaux et taux de sécurité sociale en vigueur doivent être vérifiés, car ils peuvent changer. Le National Pension and Other Benefits Scheme (POBS) prévoit actuellement une cotisation patronale de 4.5% et une cotisation salariale de 4.5% jusqu’à un plafond de 700 USD, susceptible de changer chaque trimestre. L’Accident Prevention and Workers Compensation Scheme (APWCS) utilise des codes de risque et de secteur pour déterminer les primes dues pour les employés. Les employeurs soumettent chaque mois les renseignements P4 ou P4A pertinents et incluent les nouveaux employés dès la première paie concernée. Les pénalités et intérêts imputables à la négligence de l’employeur ne peuvent être transférés aux salariés. Lors de l’embauche, l’employeur doit fournir des renseignements écrits comprenant son nom et son adresse, la durée de l’emploi, la période d’essai, le code du travail applicable, la rémunération, son mode de calcul et sa périodicité de paiement, les prestations en cas de maladie et de grossesse, les horaires, les primes, les congés annuels et leur rémunération, ainsi que les autres avantages. La rémunération ne peut être inférieure au minimum légal ou au minimum prévu par la CBA applicable. Un travail de valeur égale donne droit à une rémunération égale. Le travail forcé, la discrimination, la violence et le harcèlement sont interdits. Les enfants de moins de 16 ans ne peuvent être employés ; les travailleurs de 16 ou 17 ans ne peuvent effectuer des tâches qui menacent leur santé, leur sécurité ou leur moralité. Le congé de maternité ne dépend pas d’une année de service préalable. Les contrats de travail à l’heure ne peuvent interdire un travail extérieur ni rémunérer en dessous du minimum de la CBA applicable pendant plus de deux mois. Un code du travail définit les règles disciplinaires, les procédures, les sanctions, les audiences et les documents nécessaires. L’employeur doit le réexaminer tous les cinq ans. Si trois mois s’écoulent après son expiration sans réexamen, le code est réputé radié. Un salarié peut contester une procédure fondée sur le code auprès d’un agent du travail dans les 30 jours. La cessation de l’emploi à l’initiative de l’employeur est limitée à la démission ou à la retraite du salarié, à un accord écrit mutuel ou à une faute vérifiée et traitée selon le code applicable ou la procédure convenue. Les salaires finaux, avantages, congés, préavis, obligations médicales, montants de sécurité sociale et montants de retraite doivent être réglés dès que possible ; leur retenue ou leur versement tardif peut constituer une pratique de travail déloyale. Les salariés non cadres peuvent former un comité de travailleurs. Lorsqu’un comité a été élu, un conseil d’entreprise assure une représentation égale de l’employeur et des travailleurs. L’employeur doit consulter le conseil avant de mettre en œuvre des changements tels que de nouvelles technologies ou méthodes de travail, une restructuration, des plans de produits, une classification des postes, une formation, une fermeture, une fusion, un transfert de propriété, un code du travail, des augmentations au mérite, des primes, un licenciement économique ou un congé d’études payé. L’employeur doit examiner les observations raisonnables et les solutions de remplacement et tenter réellement de parvenir à un accord. Une usine peut être soumise à l’inscription et aux inspections de la NSSA portant sur les plans, les machines, les chaudières, les appareils sous pression, les ascenseurs et les enquêtes sur les accidents. Les frais d’inscription d’une usine sont de 100 USD pour 1 à 50 employés, 200 USD pour 51 à 100 employés et 300 USD à partir de 101 employés. L’approbation des plans de construction coûte 1% du coût de construction estimé. Après un accident, l’employeur doit prodiguer les premiers secours et organiser immédiatement une prise en charge médicale. Le rapport WCIF doit être déposé dans les 14 jours ; les accidents mortels ou graves doivent être signalés à la NSSA et à la police dans les 24 heures. Les cas à déclarer comprennent généralement les blessures entraînant au moins trois jours d’absence, et tous les accidents du travail doivent être signalés dans les 14 jours. Un différend du travail peut d’abord être soumis pendant une période maximale de 30 jours à un agent désigné habilité par un NEC, puis à la conciliation d’un agent du travail. Un accord écrit peut être exécuté. Si aucun accord n’est conclu dans les 30 jours, l’agent du travail délivre un certificat de non-conciliation ; un arbitrage volontaire ou, dans un différend concernant un service essentiel ou un droit, un arbitrage obligatoire peut alors s’appliquer. Le Labour Court peut ordonner des arriérés de salaire, des dommages et intérêts, une réintégration, le remboursement de frais ou la cessation d’un comportement illégal. Un différend doit généralement être soumis dans un délai de deux ans ; une pratique de travail déloyale continue est traitée différemment. Pour les changements importants de production, de programmes, d’organisation ou de technologie, l’employeur doit informer et consulter tôt les représentants concernés. Le travail à temps réduit ou par équipes peut être utilisé comme solution de remplacement pendant 12 mois au maximum, avec un salaire à temps réduit d’au moins 50% de la rémunération hebdomadaire ou mensuelle en vigueur. En cas de licenciement économique, un préavis doit être remis 14 jours à l’avance au conseil d’entreprise ou au NEC, au Retrenchment Board et aux salariés concernés, avec leurs noms et les motifs. Selon SI 191/2024, l’indemnité minimale est d’un mois de salaire par année de service accomplie, ou du montant proportionnel pour une fraction d’année ; un montant supérieur peut être négocié. L’employeur doit déposer les formulaires LRR1 et LRR2 pertinents et obtenir le certificat de notification du Board dans les 14 jours suivant le licenciement économique. Un employeur insolvable doit verser au moins 25% de l’indemnité dans les 14 jours et demander une dispense au NEC ou au Board. La décision doit intervenir dans les 30 jours, les recours dans les 21 jours et les demandes d’indemnité majorée dans les 60 jours. Des états financiers audités peuvent être exigés. Le défaut de notification est une infraction et le non-respect peut être sanctionné par le Labour Court ou par une procédure civile. Le dépouillement frauduleux d’actifs ou une conduite imprudente ou gravement négligente peut engager la responsabilité personnelle d’un propriétaire, administrateur ou associé.
Employeur au Zimbabwe
Un employeur au Zimbabwe est une entreprise, une institution, un ménage ou un autre établissement qui engage des travailleurs et assume les responsabilités liées à l’emploi. Celles-ci concernent l’inscription, les contrats, la rémunération, la sécurité au travail, la représentation des travailleurs, les différends et les changements organisationnels. Le système répartit ces responsabilités entre les autorités du travail, les organismes sectoriels et les institutions de sécurité sociale et fiscales, plutôt que de les confier à un bureau central unique pour les employeurs.
Conseil
Gérez vos obligations d’employeur au Zimbabwe au moyen d’un système de conformité daté, plutôt que d’une inscription unique. Identifiez d’abord le secteur, les catégories de travailleurs et le NEC ou la CBA applicable, puis alignez la paie, les conditions écrites, les déclarations de sécurité et les dossiers de consultation sur des échéances précises. Évitez de supposer qu’un micro-établissement ou une activité informelle est exempté, d’utiliser un contrat générique inférieur au minimum sectoriel, de manquer les déclarations de paie ou d’engager un licenciement économique avant d’avoir mené à bien la consultation et les formalités.