Usajili wa biashara au taasisi hauchukui nafasi ya usajili wa kazi na hifadhi ya jamii. Mwajiri rasmi kwa kawaida huhifadhi mikataba na maelezo ya ajira, rekodi za mishahara na makato ya kisheria, rekodi za likizo na nidhamu, taarifa za matukio ya kazini na rekodi za michango. Tanzania Bara, waajiri binafsi kwa kawaida hujiandikisha na NSSF, waajiri wa utumishi wa umma na PSSSF, na waajiri wa umma na binafsi na WCF. Michango ya NSSF ni jumla ya 20% ya mapato yanayolindwa, huku sehemu ya mfanyakazi ikiwa na kikomo cha 10%; mipango ya kawaida hugawa mchango kuwa 10% na 10% au 15% na 5%. Usajili wa NSSF kwa kawaida unapaswa kufanyika ndani ya mwezi mmoja, na michango huwasilishwa ndani ya mwezi mmoja baada ya mwezi wa mchango. Michango ya PSSSF kwa kawaida ni 15% kutoka kwa mwajiri na 5% kutoka kwa mfanyakazi, na malipo yanapaswa kufanywa ndani ya mwezi mmoja baada ya mwisho wa mwezi. WCF hufadhiliwa na mwajiri kwa 0.5% ya mapato ghafi ya mwezi, na dai la fidia kwa kawaida linapaswa kuwasilishwa ndani ya miezi 12 tangu tukio au kugunduliwa kwake. Wajibu wa WCF pia ni muhimu kazi inapofanywa kupitia wakandarasi. Waajiri lazima watoe mikataba au maelezo ya ajira ya maandishi, wasimamie mishahara, muda wa kazi na likizo, waepuke ubaguzi, watekeleze taratibu za haki za nidhamu na kusitisha ajira, wafanye makato na michango inaporuhusiwa, na wahifadhi rekodi zinazohitajika. Waajiri wanaoajiri wafanyakazi wa kigeni wanahitaji kibali cha kazi kinachofaa na nyaraka za ajira zinazohusika na eneo la kisheria. Uajiri unaweza kufanywa moja kwa moja, kupitia huduma za ajira za Ofisi ya Waziri Mkuu, huduma za mwongozo na upangaji wa ajira, au wakala binafsi wa ajira wanaodhibitiwa. Usalama na afya kazini vinahitaji kushughulikiwa kando. Tanzania Bara, mahali pa kazi kwa kawaida panahitaji usajili na cheti cha OSHA, sera ya maandishi ya usalama na afya, tathmini ya hatari angalau mara moja kwa mwaka, ukaguzi wa kisheria, uchunguzi au uthibitisho wa afya inapohitajika, wahudumu wa huduma ya kwanza waliofunzwa na kuthibitishwa, na wawakilishi au kamati za usalama na afya. OSHA inafanya kazi chini ya Ofisi ya Waziri Mkuu. Zanzibar hutumia sheria tofauti za ajira, mahusiano kazini na usalama kazini, kwa hiyo usajili na taratibu za Tanzania Bara hazitumiki moja kwa moja huko. Waajiri Zanzibar hutumia ZSSF kwa mpango unaohusika wa sekta ya umma na binafsi; usajili wa taasisi na mfanyakazi kwa ujumla unapaswa kufanyika ndani ya siku 14, huku michango ikitumwa ndani ya siku 15 baada ya mwisho wa mwezi. Kiwango cha sasa cha mchango wa ZSSF kinapaswa kuthibitishwa moja kwa moja kwa sababu taarifa za sasa za mwajiri zinatofautiana na ripoti ya 2022/23 inayorekodi ongezeko jingine kuanzia Januari 2023. Wafanyakazi na waajiri wanaweza kutumia uwakilishi rasmi. Vyama vya wafanyakazi na vyama vya waajiri hujiandikisha kupitia Msajili wa Vyama vya Wafanyakazi na Vyama vya Waajiri, na si lazima kila mwajiri awe mwanachama. ATE ndilo shirika kuu la waajiri Tanzania Bara na linaweza kutoa mwongozo wa upande wa mwajiri na msaada wa rasilimali watu, lakini uanachama si sharti la jumla la kisheria. Tanzania Bara, malalamiko au nidhamu ya ndani inaweza kupelekwa kwenye upatanishi wa CMA. Upatanishi kwa ujumla hutangulia usuluhishi, Mahakama ya Kazi au mgomo au kufungiwa kwa wafanyakazi, na eneo la kawaida la kusikiliza ni ofisi ya CMA ya eneo ambalo sababu ya dai ilitokea. Makubaliano yaliyofikiwa yana nguvu ya kisheria na yanaweza kutekelezwa kama hukumu ya Mahakama ya Kazi; tuzo za usuluhishi huandikwa na ni za lazima kwa mujibu wa mchakato wa mapitio unaotumika. Zanzibar hutumia taasisi na taratibu zake za mahusiano kazini. Uhamisho, mauzo, upangishaji, upangaji upya au kufungwa kwa biashara pia kunahitaji mpango wa rekodi na michango. Uhamisho wa biashara kwa kawaida huhitaji usajili mpya wa mwajiri na taarifa kwa NSSF, huku michango na adhabu ambazo hazijalipwa zikihitaji kulinganishwa. Mabadiliko ya jina la biashara, anwani, matawi, idara au umiliki yanapaswa kuripotiwa kwa NSSF. Uhamisho au kufungwa pekee hakumalizi hadhi ya mfanyakazi mwenye bima, lakini mwajiri lazima ahifadhi mwendelezo wa rekodi na amalize wajibu ambao haujalipwa. Mipango isiyo rasmi kati ya mwajiri na mfanyakazi ipo, lakini inaweza kukosa usajili, rekodi za maandishi, uwakilishi na upatikanaji wa kuaminika wa mifumo rasmi ya migogoro au fidia.
Mwajiri nchini Tanzania
Mwajiri nchini Tanzania hupanga kazi, huajiri wafanyakazi, huhifadhi rekodi za ajira na ana wajibu kuhusu malipo, usalama, michango ya kisheria na taratibu za haki. Mfumo umegawanyika kati ya Tanzania Bara na Zanzibar, ambazo zina mifumo tofauti ya kazi, hifadhi ya jamii na utatuzi wa migogoro. Tanzania Bara, waajiri kwa kawaida hushughulika na NSSF au PSSSF, WCF, OSHA na CMA; Zanzibar hutumia ZSSF na taasisi zake za kazi. Usajili rasmi na rekodi zinazoaminika hutofautisha wajibu rasmi wa mwajiri na mipango isiyo rasmi kati ya mwajiri na mfanyakazi.
Tip
Kwanza bainisha eneo la kisheria na hadhi ya mwajiri: Tanzania Bara na Zanzibar hazitumii njia moja ya uzingatiaji, na waajiri binafsi na wa umma hutumia mipango tofauti ya hifadhi ya jamii. Kwa mwajiri rasmi, rejista moja ya uzingatiaji inayounganisha mikataba, mishahara, michango, rekodi za usalama na taratibu za wafanyakazi hupunguza wajibu kusahaulika; mipango isiyo rasmi huacha rekodi dhaifu na ufikiaji usioaminika wa suluhu rasmi. Thibitisha masharti ya sasa ya Zanzibar moja kwa moja na ZSSF kabla ya kuweka mishahara kwa sababu taarifa zilizochapishwa za michango zinakinzana.