Quels formulaires et dossiers d’emploi un employeur doit-il tenir à Malte ?

Un employeur à Malte doit tenir à jour ses dossiers RH et professionnels, déposer un formulaire d’engagement pour chaque salarié et un formulaire de cessation d’emploi à la fin du contrat. Il gère aussi le numéro PE et le paiement mensuel des cotisations de classe 1 au Commissioner for Revenue.

Quelles informations écrites un employeur doit-il communiquer à un salarié à Malte ?

Dans les sept jours calendaires, l’employeur doit communiquer les informations essentielles : identité, lieu de travail, poste, date de début, modalités de cessation, rémunération, période d’essai et règles d’heures supplémentaires ou d’équipes. Les informations complémentaires sur la formation, les congés, la cessation et l’organisme de sécurité sociale compétent sont dues dans le mois ; toute demande écrite d’informations salariales appelle une réponse dans les deux mois.

Quelles obligations de santé et de sécurité au travail un employeur a-t-il à Malte ?

Un employeur à Malte doit fournir des conditions de travail sûres, une évaluation des risques adaptée, des procédures d’urgence, des informations, une formation, une supervision et la surveillance de la santé requise. Les équipements de protection individuelle et les premiers secours sont fournis gratuitement ; l’employeur consulte les salariés et fait appel à des services compétents externes lorsque l’expertise interne est insuffisante.

À partir de quel effectif un employeur doit-il organiser la représentation des salariés à Malte ?

Une entreprise comptant au moins 50 salariés relève des règlements sur les représentants des salariés. L’employeur doit rencontrer le représentant dans les deux mois suivant sa désignation, puis au moins tous les six mois, lui fournir les informations prévues sur l’entreprise et l’emploi et lui accorder un temps d’absence rémunéré raisonnable.

Quelle procédure de licenciement collectif s’applique à un employeur à Malte ?

Lorsqu’un seuil applicable sur 30 jours est atteint, l’employeur doit appliquer les règles du licenciement collectif, informer les représentants des salariés et le Department for Industrial and Employment Relations, puis commencer la consultation dans les sept jours ouvrables. La cessation ne peut généralement intervenir avant 30 jours après la notification au département, sous réserve du pouvoir du directeur de modifier ce délai.

Employeur à Malte

Q: Que doit vérifier un employeur avant d’embaucher un ressortissant d’un pays tiers à Malte ?

L’employeur doit suivre la procédure Jobsplus et Identità, justifier d’un poste vacant réel et, pour une première demande de permis unique, publier généralement l’offre sur Jobsplus et EURES pendant au moins trois semaines au cours des deux mois précédents. L’emploi ne peut commencer avant l’obtention du permis ou de l’approbation requis, dont l’employeur doit surveiller la validité.

Un employeur à Malte recrute, organise et supervise le travail tout en respectant ses obligations relatives aux dossiers d’emploi, au salaire, à l’égalité, à la sécurité sociale, à la santé et à la sécurité ainsi qu’à la représentation des salariés. Ces responsabilités sont réparties entre des organismes spécialisés, dont Jobsplus, le Department for Industrial and Employment Relations, l’Occupational Health and Safety Authority et Identità. La procédure applicable varie selon qu’il s’agit de salariés de pays tiers, d’effectifs plus importants, de risques professionnels ou d’une restructuration de l’organisation.

Conseil

Gérez les obligations d’un employeur à Malte comme un dispositif coordonné, et non comme un simple enregistrement. Désignez des responsables pour Jobsplus, la paie, les permis, l’égalité, la sécurité et les relations avec les salariés, puis appliquez des contrôles datés à chaque embauche et changement organisationnel. Les petits employeurs restent soumis aux obligations essentielles ; les effectifs, le recrutement de ressortissants de pays tiers et les restructurations ajoutent des seuils et des échéances.

parElla&Matteo

À Malte, un employeur peut être une société, une société de personnes, une association, un organisme public ou privé, ou une autre entreprise ; il n’est pas nécessaire que l’employeur ait une personnalité juridique distincte. Son rôle couvre le recrutement, l’organisation du travail, la supervision, la santé et la sécurité au travail, la consultation des salariés, la gestion des conflits et les changements organisationnels. Employer Services de Jobsplus fournit le compte employeur, les informations sur l’entreprise, la liste des salariés, la publication d’offres et la mise en relation avec des candidats. Les employeurs doivent tenir les dossiers d’emploi à jour et déposer un formulaire d’engagement pour chaque salarié. La consigne officielle Servizz indique un dépôt le jour même, tandis que les instructions Jobsplus autorisent le jour même ou dans un délai allant jusqu’à quatre jours ouvrables ; le dépôt le jour même est la pratique la plus sûre. Un formulaire de cessation d’emploi (Termination Form) est nécessaire à la fin de chaque emploi. Les employeurs ont également besoin d’un numéro PE et doivent verser chaque mois les cotisations de sécurité sociale de classe 1 au Commissioner for Revenue. Le taux de cotisation 2026 dépend du salaire et de la catégorie d’année de naissance du salarié ; la cotisation patronale correspond généralement à la cotisation salariale. Les employeurs doivent communiquer par écrit à chaque salarié les principales informations relatives à l’emploi dans un délai de sept jours calendaires. Celles-ci comprennent l’identité de l’employeur, le lieu de travail, le poste et sa description, la date de début, les modalités de cessation, la rémunération, la période d’essai et les règles concernant les heures supplémentaires ou les équipes. Les informations complémentaires sur la formation, les congés, la cessation et l’organisme de sécurité sociale compétent doivent être fournies dans un délai d’un mois. L’employeur doit indiquer la fourchette de salaire avant le début du recrutement. Il doit répondre dans les deux mois à une demande écrite d’informations salariales d’un salarié. Les règlements 2026 sur l’égalité salariale, la transparence et la communication d’informations s’appliquent aux employeurs publics et privés et couvrent le même travail ou un travail de valeur égale, y compris les exigences concernant les candidats. En règle générale, le recrutement commence par des candidats maltais, de l’Union européenne ou suisses. Un ressortissant d’un pays tiers, ou TCN, est un salarié qui n’est ni maltais, ni ressortissant de l’UE, ni suisse. Une première demande de permis unique exige généralement de justifier d’un poste vacant réel et de publier l’offre sur Jobsplus et EURES pendant au moins trois semaines au cours des deux mois précédents, avec les vérifications préalables concernant l’employeur et les justificatifs requis. Le permis unique combine l’autorisation de résidence et l’autorisation d’emploi ; la licence précise dépend du cas. L’emploi ne peut commencer avant l’obtention du permis ou de l’approbation requis. L’Employer Services Unit, Jobsplus et Identità se partagent la procédure. L’employeur doit surveiller la validité du permis et mettre fin à l’emploi à son expiration. Un TCN détaché à Malte par un employeur de l’UE ou de l’EEE n’a généralement pas besoin d’une licence d’emploi maltaise, mais l’entreprise d’accueil maltaise doit en informer le Department for Industrial and Employment Relations dans les 24 heures. Les salariés TCN bénéficient généralement des mêmes conditions de travail maltaises que les salariés maltais et de l’UE. Le traitement peut prendre environ quatre mois et les frais de permis dépendent du cas et de la politique en vigueur. L’Equality for Men and Women Act, Cap. 456, et la National Commission for the Promotion of Equality (NCPE) constituent le cadre applicable à l’égalité. La discrimination directe et indirecte, le harcèlement sexuel et la victimisation sont interdits dans les offres, le recrutement, les propositions, la gestion du travail, la répartition des tâches, les salaires, la formation, les promotions et les licenciements. Une plainte peut être déposée auprès de la NCPE. Les employeurs de plus de 20 salariés doivent généralement compter au moins 2 % de personnes handicapées dans leurs effectifs. Si ce taux n’est pas atteint, une contribution compensatoire annuelle peut être due, à hauteur de 10 000 € maximum par employeur. Jobsplus et la Lino Spiteri Foundation peuvent soutenir le recrutement, et le dispositif Access to Employment peut contribuer aux salaires si ses conditions sont remplies. Les employeurs ne doivent pas faire supporter aux salariés les coûts de santé et de sécurité au travail ou des équipements de protection individuelle. La Health and Safety at Work Act, Cap. 646, s’applique depuis le 26 novembre 2024. L’Occupational Health and Safety Authority (OHSA) réglemente ce domaine. Les employeurs doivent garantir des conditions de travail sûres et réaliser une évaluation des risques adaptée et systématique couvrant les salariés et les visiteurs. Ils doivent la réexaminer si sa validité est mise en doute, établir des procédures d’urgence et d’évacuation, désigner des personnes compétentes, informer, former et superviser les salariés, organiser la surveillance de la santé lorsque les risques l’exigent et maintenir des installations d’hygiène et de bien-être. Les équipements de protection individuelle et les premiers secours sont fournis gratuitement. Des services compétents externes sont nécessaires lorsque l’employeur ne dispose pas de l’expertise interne requise. Il doit consulter les salariés suffisamment tôt, notamment sur les risques touchant les personnes vulnérables, et planifier, organiser, contrôler, surveiller et réexaminer les mesures de sécurité. Le télétravail peut exiger que l’employeur fournisse l’équipement et l’assistance, sauf accord contraire entre les parties, ainsi que des garanties de protection des données et le respect des droits collectifs du salarié. Une entreprise comptant au moins 50 salariés relève des règlements sur les représentants des salariés (Employee Representative Regulations). Lorsqu’un syndicat reconnu représente toutes les catégories, il désigne le représentant syndical. Sinon, les salariés d’une catégorie non représentée peuvent élire un représentant si les conditions légales sont réunies. Le représentant doit avoir terminé sa période d’essai. L’employeur doit le rencontrer dans les deux mois suivant sa désignation, puis au moins une fois tous les six mois, lui communiquer les informations pertinentes sur l’activité récente ou prévue, la situation économique, les menaces pour l’emploi et les changements importants de l’organisation du travail, et lui accorder un temps d’absence rémunéré raisonnable. La confidentialité et la protection contre un licenciement injustifié s’appliquent. Une demande de reconnaissance est adressée à l’employeur avec une copie au Department for Industrial and Employment Relations. L’employeur fournit la liste des salariés dans les 48 heures ; le directeur vérifie la demande dans les 28 jours. L’adhésion de plus de 50 % des salariés est normalement un motif suffisant de reconnaissance ; des demandes concurrentes peuvent donner lieu à un vote à bulletin secret. L’employeur publie le résultat. Les conflits du travail peuvent porter sur les conditions d’emploi, l’embauche ou le refus d’embauche, la cessation ou la suspension de l’emploi, les fonctions, la discipline, les locaux syndicaux, la négociation, la consultation ou la reconnaissance syndicale. Le Department for Industrial and Employment Relations peut proposer une médiation ou une conciliation. Le conflit peut ensuite être transmis à un ministre ou à une commission d’enquête, et un Industrial Tribunal peut se prononcer lorsque la procédure légale le permet ou lorsque les deux parties déposent une demande conjointe. Pour un conflit du travail, l’Industrial Tribunal se compose de deux membres et d’un président ; ce dernier siège seul dans les affaires de licenciement abusif présumé. Ses décisions sont contraignantes et aucune taxe de dépôt ou de justice n’est due. Un recours écrit doit normalement être déposé dans les quatre mois. En cas de licenciement abusif, les mesures de réparation peuvent inclure la réintégration ou une indemnisation. Un changement organisationnel peut déclencher les règlements de 2002 sur le transfert d’entreprise et la protection de l’emploi, ceux de 2006 sur l’information et la consultation des salariés ou les règles de licenciement collectif. Sur une période de 30 jours, les seuils de licenciement collectif sont de 10 salariés ou plus dans les établissements comptant de 20 à 99 salariés, d’au moins 10 % des salariés dans ceux en comptant de 100 à 299, et de 30 salariés ou plus dans ceux qui en comptent au moins 300. L’employeur doit informer par écrit les représentants des salariés et le Department for Industrial and Employment Relations, consulter sur les motifs, les effectifs, les critères de sélection, les indemnités de licenciement et le calendrier, et commencer la consultation dans les sept jours ouvrables. En règle générale, la cessation ne peut intervenir avant 30 jours après la notification au département, mais le directeur peut réduire ce délai ou le prolonger de 30 jours. Une infraction peut entraîner une amende d’au moins 1 164,69 € par salarié concerné. La publication d’offres sur EURES est gratuite ; les frais de permis, les cotisations sociales et toute contribution liée au handicap dépendent des règles et du cas applicables.