პირველ რიგში, განსაზღვრეთ, რომელი გადაწყვეტილებების მიღება შეუძლიათ ცალ-ცალკე პარტნიორებს, დირექტორებს, მენეჯერებსა და თანამშრომლებს. უფლებამოსილებების მატრიცამ შეიძლება დაადგინოს ხელშეკრულებების, გადახდების, დაქირავების, საგადასახადო დეკლარაციების წარდგენის, შესყიდვებისა და მონაცემებზე წვდომის ზღვრული ოდენობები და საჭირო თანხმობები. უფლებამოსილების დელეგირებისა და მინდობილობის დოკუმენტებში მკაფიოდ უნდა იყოს მითითებული მიმღები, ფარგლები, დაწყების თარიღი, დასრულების თარიღი და ქვედელეგირების დაშვებული შესაძლებლობა. რეესტრის მონაცემები, ბანკის ხელმოწერის უფლებები, ელექტრონულ სისტემებზე წვდომა და შიდა პასუხისმგებლობები ერთმანეთს უნდა შეესაბამებოდეს. ამოცანის გადაცემა ავტომატურად არ ათავისუფლებს კომპანიის ხელმძღვანელობას კონტროლისა და ზედამხედველობის მოვალეობებისგან. შეძლებისდაგვარად, ერთი და იგივე პირი არ უნდა იწყებდეს, ამტკიცებდეს, ასრულებდეს და აღრიცხავდეს მაღალი რისკის მქონე ოპერაციას. გადახდებისას სასარგებლოა შეკვეთის განთავსების, საქონლის ან მომსახურების მიღების დადასტურების, დამტკიცებისა და აღრიცხვის ფუნქციების გამიჯვნა. პარტნიორებთან, მენეჯერებთან ან დაკავშირებულ მხარეებთან დადებული ხელშეკრულებები საჭიროებს დოკუმენტირებულ პირობებსა და პასუხისმგებლობებს, აგრეთვე ინტერესთა შესაძლო კონფლიქტის შეფასებას. შესაბამისობის კალენდარი აღრიცხავს საგადასახადო, სარეგისტრაციო, სალიცენზიო, ანგარიშგების, სახელშეკრულებო და დოკუმენტების შენახვის ვადებს; თითოეულზე ინიშნება პასუხისმგებელი პირი და მისი შემცვლელი. სამუშაო ინსტრუქციებში უნდა იყოს აღწერილი, როგორ მუშავდება დამადასტურებელი დოკუმენტები, მომხმარებელთა მონაცემები, საჩივრები, თანხმობები და სახელმწიფო ორგანოების შეტყობინებები. გადახვევების, კონტროლის ხარვეზებისა და შესაძლო დარღვევების შესახებ შეტყობინებისთვის საჭიროა კონფიდენციალური არხი, დოკუმენტირებული განხილვა და შესაბამისი გამოსასწორებელი ზომები. სისტემებზე წვდომის უფლებები რეგულარულად უნდა შემოწმდეს თითოეული პირის თანამდებობასა და დასაქმების სტატუსთან მიმართებით და დროულად შეიცვალოს, როცა თანამდებობა იცვლება ან შრომითი ურთიერთობა სრულდება. ხელმძღვანელობამ რეგულარულად უნდა განიხილოს არსებული რისკები, ვადაგადაცილებული ვალდებულებები, უჩვეულო გადახდები და შეუსრულებელი მოქმედებები. კონტროლის ფარგლები და სიღრმე უნდა შეესაბამებოდეს კომპანიის სამართლებრივ ფორმას, ზომას, საქმიანობას, რეგულირებასა და რეალურ რისკს.
უფლებამოსილებების დელეგირება, ზედამხედველობა და შესაბამისობა კორპორაციულ მართვაში საქართველოში
საქართველოში ბიზნესის გამართული ორგანიზება გულისხმობს გადაწყვეტილების მიღების მკაფიო უფლებებს, დოკუმენტირებულ კონტროლსა და პასუხისმგებლობის მკაფიო განაწილებას. დელეგირებული ამოცანებიც საჭიროებს ზედამხედველობას; მინდობილობები, სისტემებზე წვდომა და გადახდის უფლებამოსილებები მოვალეობების რეალურ ფარგლებს უნდა შეესაბამებოდეს.
Tip
გამართული ორგანიზება მოითხოვს, რომ გადაწყვეტილების მიღების უფლებები, მინდობილობები, რეესტრის მონაცემები და სისტემებზე წვდომა ერთსა და იმავე რეალურ უფლებამოსილებას ასახავდეს. უფლებამოსილების დელეგირება ავტომატურად არ ათავისუფლებს კომპანიის ხელმძღვანელობას კონტროლისა და ზედამხედველობის მოვალეობებისგან. კონტროლის ფარგლები და სიღრმე კონკრეტულ რისკებს უნდა ეფუძნებოდეს და არა ყველასთვის ერთნაირ სტრუქტურას.