記録の作成は、会議が適切に招集されたことを示す書類と、事前に通知された議題から始まります。議事録には、会議の日付、場所または認められた開催形式、および決定を行った会社の機関を記載しなければなりません。出席または代理出席した議決権を有する株主を、各人の議決権とともに確認可能な形で記録する必要があります。委任状その他の代理権を証明する書類は、会社の組織再編関連書類の一部となります。議事録には、認定された定足数、採決に付された議案の文言、および賛成、反対、棄権の票数を含む結果を記載します。採択された決議には、組織再編の種類、主要な条件、および関係する会社を明記しなければなりません。組織再編計画、改定後の定款その他の承認済み書類は、書類が明確に特定された添付書類として加える必要があります。必要となる署名、証明、認証または翻訳は、法的形態、書類の種類、および使用目的によって異なります。議事録、添付書類、その後の登録申請の間で、会社、効力発生日、組織再編の条件に関する情報が食い違わないようにしなければなりません。最終版は、会議通知、出席者名簿、委任状、登録関係書類とともに恒久的に保管してください。
会社の組織再編決議の記録
ジョージアでの組織再編決議は、決定権限を有する機関、出席者、議決状況、承認された再編内容を明確に確認できるよう記録する必要があります。決議の議事録とその添付書類は、事業者登録機関、株主、その他の関係者に対する証拠となります。
ヒント
決議記録には、結果だけでなく、決定権限、通知、定足数、票の内訳も証拠として残す必要があります。計画と改定後の会社書類は、明確に特定された添付書類として同一の決議ファイルに含めてください。その後の登録申請との食い違いは、決議の実施に支障をきたすおそれがあります。