メール、ポータル、郵便で受け取った仕入先書類は、すべて一か所に集約します。各書類には、受領日、一意の識別番号、処理担当者を直ちに割り当てます。設立準備のための最初の購入も、設立前費用の可能性があるものとして、最初から分けて記録します。請求書の宛先、事業上の目的、支払方法、その後の使用状況から、費用が創業者個人に属するのか、設立予定の事業に属するのかが明確でなければなりません。デジタル書類は、記帳データと関連付け、完全で恒久的に読み取れる状態にします。受領した原本ファイルは変更せずに保存し、閲覧、検索、データ交換には追加の作業用コピーを使用できます。記帳や支払いの前に、書類の完全性、計算の正確性、事業上の目的、税務上の取り扱いを確認します。書類の内容を契約、注文、受領したサービス、支払条件と照合します。保管庫には、原本、記帳データ、補足証拠を完全かつ判読可能な状態で、変更せずに保管します。一意の識別番号によって、各書類を事業取引、記帳、該当する保存期間に関連付けます。
ジョージアで事業を始める前に記録管理システムを整える
ジョージアで事業を行うための記録管理システムでは、受領した請求書や事業設立に関する書類を、受領・確認から記帳・保管まで追跡します。受け付け窓口の一元化、一意の識別番号、受領した原本ファイルの改変禁止により、あらゆる事業取引を恒久的に追跡可能にします。
ヒント
記録管理システムは、事業設立に伴う最初の購入より前に整え、受領から保管まであらゆる取引を追跡できるようにします。受け付け窓口の一元化と一意の識別番号により、書類の紛失や重複処理を減らせます。原本、確認、記帳、補足証拠は、時間が経っても相互に関連付けられていなければなりません。