ينبغي تخصيص رقم معاملة فريد لكل معاملة أجنبية، وتجميع جميع المستندات تحته. وتشمل المستندات الأساسية العقد والفاتورة وإثبات الدفع ووصف التوريد واسم الشريك التجاري وعنوانه ومحل إقامته الضريبي وبيانات تعريفه الضريبي. وبالنسبة إلى العملاء من قطاع الأعمال، ينبغي أيضًا توثيق صفتهم التجارية وأي منشأة دائمة معنية. وتشمل المستندات المطلوبة لاستيراد البضائع، على وجه الخصوص، البيان الجمركي للاستيراد وفاتورة المورّد ومستندات النقل وإثبات استلام البضائع. أما تصدير البضائع، فيجب أن تتسق فيه المستندات الجمركية وإجراءات التصدير أو إعادة التصدير ومستندات النقل والمغادرة الفعلية للبضائع من جورجيا. وبالنسبة إلى الخدمات، تساعد سجلات القبول وفترة تقديم الخدمة ومكان التعاقد ومكان الاستخدام والمعلومات المتعلقة بالمنشأة الدائمة التي تتلقى الخدمة أو تقدمها في تحديد مكان التوريد. وفي حالة الاحتساب العكسي، يجب أيضًا تسجيل المبلغ الخاضع للضريبة وسعر الصرف المستخدم والفترة الضريبية وضريبة القيمة المضافة المحتسبة وأي خصم محتمل لضريبة المدخلات. ولا يحل الدفع الوارد من الخارج أو إصدار فاتورة بعملة أجنبية محل إثبات التصدير أو توثيق مكان التوريد. وينبغي مطابقة سلسلة المستندات مع الرمز الضريبي المستخدم وإقرار ضريبة القيمة المضافة والقيد في دفتر الأستاذ العام. ويجب عمومًا الاحتفاظ بالمستندات المحاسبية والمالية، إلكترونيًا أو ورقيًا، لمدة ست سنوات بعد انتهاء الفترة المشمولة بالتقرير، ما لم تنطبق مدة احتفاظ خاصة أطول.
التخطيط لمستندات إثبات ضريبة القيمة المضافة للمعاملات التجارية العابرة للحدود في جورجيا
في المعاملات العابرة للحدود، تحتاج المنشأة في جورجيا إلى سلسلة متكاملة من المستندات التي توثق الشركاء التجاريين، ونوع التوريد، وحركة البضائع أو مكان التوريد، والمعاملة الضريبية. فالعقد والفاتورة والدفع وحدها لا تكفي دائمًا عندما تكون الإجراءات الجمركية أو صفة العميل أو الاستخدام الفعلي عوامل حاسمة.
نصيحة
تتطلب المعاملة الموثوقة لضريبة القيمة المضافة على المعاملات العابرة للحدود سلسلة مستندات مكتملة تعكس المعاملة الاقتصادية نفسها. وتتوقف المستندات الإضافية المطلوبة على ما إذا كانت البضائع مستوردة أو مصدرة، أو كانت هناك خدمات مقدمة عبر الحدود. ولا تغني العملة الأجنبية أو الدفعة الواردة من الخارج عن المستندات الجمركية أو إثبات مكان التوريد.