Для начала определите, какие решения могут принимать участники, директора, руководители и сотрудники. Матрица полномочий может устанавливать пороговые значения и необходимые согласования для договоров, платежей, найма, налоговой отчетности, закупок и доступа к данным. В делегированных полномочиях и доверенностях следует четко указывать получателя, объем полномочий, дату начала и окончания их действия, а также возможность передоверия. Сведения в реестре, банковские полномочия, электронный доступ и внутреннее распределение обязанностей должны быть согласованы между собой. Передача задачи не освобождает руководство компании от обязанностей по контролю и надзору. По возможности не следует поручать одному лицу единолично инициировать, согласовывать, проводить и отражать в учете операции с высоким уровнем риска. При проведении платежей полезно разделять обязанности по размещению заказа, подтверждению получения товаров или услуг, согласованию платежа и его отражению в учете. Договоры с участниками, руководителями или связанными сторонами требуют документального оформления условий и обязанностей, а также проверки возможных конфликтов интересов. Календарь соблюдения требований позволяет отслеживать сроки уплаты налогов, подачи сведений в реестр, получения и продления лицензий, представления отчетности, исполнения договорных обязательств и хранения документов; для каждого срока назначаются ответственное лицо и его заместитель. Рабочие инструкции должны описывать порядок обращения с подтверждающими документами, данными клиентов, жалобами, согласованиями и сообщениями от органов власти. Для сообщений об отклонениях, сбоях контроля и возможных нарушениях необходимы конфиденциальный канал, документально оформленная проверка и соответствующие корректирующие меры. Права доступа к системам следует регулярно сверять с ролью каждого лица и его статусом занятости, а при изменении роли или прекращении трудовых отношений — оперативно корректировать. Руководство должно регулярно проверять неустраненные риски, просроченные обязательства, необычные платежи и незавершенные действия. Объем и глубина контрольных мер должны соответствовать организационно-правовой форме, размеру, деятельности, регулированию и фактическим рискам компании.
Делегирование полномочий, надзор и соблюдение требований в корпоративном управлении в Грузии
Надлежащая организация бизнеса в Грузии предполагает четкое распределение права принимать решения, документально зафиксированные механизмы контроля и ответственное исполнение обязанностей. Делегированные задачи по-прежнему требуют надзора; доверенности, доступ к системам и права на проведение платежей должны соответствовать фактическому объему обязанностей.
Совет
Надлежащая организация требует, чтобы право принимать решения, доверенности, сведения в реестре и доступ к системам соответствовали одним и тем же фактическим полномочиям. Делегирование не освобождает руководство компании от обязанностей по контролю и надзору. Объем и глубина контрольных мер должны определяться конкретными рисками, а не универсальной моделью.