Une société privée à responsabilité limitée, souvent appelée Pvt Ltd, est une entité enregistrée distincte dont la responsabilité est limitée en vertu du Companies and Other Business Entities Act. Une société privée (PBC) est également une entreprise enregistrée distincte, constituée au moyen d’une déclaration de constitution et de statuts. Les entreprises individuelles, sociétés de personnes et coopératives peuvent exercer sans devenir une Pvt Ltd, mais restent soumises aux exigences de la Zimbabwe Revenue Authority (ZIMRA). Les syndicats, consortiums et coentreprises peuvent aussi être enregistrés lorsque leur structure l’exige. Pour une Pvt Ltd nationale, la formalisation commence généralement par la réservation d’un nom auprès du Companies and Intellectual Property Department (CIPZ). La société dépose ensuite ses documents de constitution et reçoit un certificat de constitution, s’inscrit auprès de la ZIMRA pour obtenir un numéro d’identification fiscale (TIN) et un certificat de régularité fiscale (Tax Clearance Certificate), ouvre un compte bancaire local et obtient toute licence municipale, commerciale ou de vente applicable. Une société qui emploie du personnel doit aussi s’inscrire auprès de la National Social Security Authority (NSSA). Elle doit disposer d’un siège social, tenir les registres légaux et compter au moins un administrateur résidant habituellement au Zimbabwe. Elle doit identifier chaque bénéficiaire effectif, c’est-à-dire toute personne physique détenant plus de 20 % des actions ou des droits de vote, pouvant nommer un administrateur ou exerçant autrement un contrôle important. Le rapport annuel est généralement dû dans les 21 jours suivant l’anniversaire de la constitution. Le barème de référence légal de S.I. 95/2023 indique 5 USD pour une recherche de nom, 40 USD pour une société privée, 20 USD pour une PBC et 20 USD pour une société de personnes, un syndicat, un consortium, une coentreprise ou une association non enregistrée. Le barème de 2026 n’ayant pas été vérifié indépendamment, il convient de vérifier le tarif actuel du CIPZ avant tout paiement. Selon la FAQ publiée par la ZIMRA, l’inscription et le traitement du certificat de régularité fiscale sont gratuits. Les pièces d’identité, passeports le cas échéant, documents constitutifs, adresse enregistrée, renseignements sur les administrateurs, actionnaires et bénéficiaires effectifs, ainsi que les coordonnées bancaires sont fréquemment demandés. Les autorités locales peuvent exiger des documents supplémentaires concernant les locaux, la santé, la sécurité incendie ou l’urbanisme. Une succursale étrangère doit obtenir l’autorisation d’exercer, être enregistrée comme société étrangère, obtenir un TIN et un certificat de régularité fiscale auprès de la ZIMRA et ouvrir un compte bancaire local. Une licence générale d’investissement de la Zimbabwe Investment and Development Agency (ZIDA) est particulièrement pertinente pour les investissements étrangers, les permis de travail et de séjour, les incitations, le rapatriement des bénéfices et l’accompagnement prioritaire. La page publiée par la ZIDA indique 577,50 USD pour une demande, 4 620 USD pour une licence d’approbation et 3 000 USD pour son renouvellement ; S.I. 227/2023 indique 500 USD et 4 500 USD pour les deux premiers frais. Il faut confirmer auprès de la ZIDA ce conflit et la date d’application avant le dépôt. Le guichet OSISC de la ZIDA peut coordonner les services aux investisseurs, mais ne remplace pas le CIPZ, la ZIMRA, les autorités locales ni les autorisations sectorielles. La licence municipale dépend de la localité, des locaux, de l’activité, des marchandises et des risques. À Harare, par exemple, des licences de magasin ou d’entreprise, un certificat sanitaire et un permis d’urbanisme peuvent être exigés ; à Bulawayo, des certificats commerciaux, de bâtiment public et sanitaires ; à Gweru, une licence de magasin et un certificat sanitaire ; et à Mutare, des autorisations pour les magasins, la sécurité incendie et la santé. Victoria Falls, Masvingo, Beitbridge, Norton et le Mazowe Rural District Council peuvent avoir leurs propres permis. Les activités qui impliquent une évaluation d’impact environnemental, des effluents, des émissions atmosphériques, des déchets ou des substances dangereuses peuvent nécessiter une autorisation environnementale. La vente d’alcool, le tourisme, les mines, l’énergie, les activités pétrolières réglementées par la ZERA et les importations ou exportations peuvent exiger des autorisations sectorielles supplémentaires. Toute personne exerçant une activité commerciale s’inscrit généralement à la ZIMRA au moyen du service TaRMS et obtient un TIN. Les indications publiées par la ZIMRA prévoient généralement une inscription dans les 30 jours suivant le début de l’activité. L’entreprise calcule l’impôt sur le revenu par auto-évaluation et verse généralement l’impôt provisoire en quatre échéances : 10 % au 25 mars, 25 % au 25 juin, 30 % au 25 septembre et 35 % au 20 décembre. La déclaration annuelle d’auto-évaluation est généralement due au 30 avril après l’année fiscale. Un certificat de régularité fiscale ITF 263 valide est requis pour les contrats conformes ; en l’absence de certificat valide pour un contrat d’au moins 1 000 USD ou son équivalent en ZiG, une retenue de 30 % peut s’appliquer. L’inscription à la TVA s’impose lorsque le chiffre d’affaires taxable dépasse, ou devrait dépasser, 25 000 USD ou l’équivalent en ZiG. Les déclarations et paiements de TVA sont normalement dus au 25 du mois suivant la période fiscale. La fiscalisation et les registres électroniques des transactions peuvent également être requis. Pour importer ou exporter, il faut un TIN douanier et soit recourir à un agent en douane agréé par la ZIMRA, soit s’inscrire pour le dédouanement propre. Les documents commerciaux, fiscaux et douaniers doivent généralement être conservés au moins six ans. Les commerçants informels comprennent les marchands ambulants et vendeurs de rue, les vendeurs de marchés populaires ou aux puces, les exploitants de tuck-shops et les intermédiaires. Ils peuvent s’inscrire par le kiosque ou le libre-service de la ZIMRA et être soumis à l’impôt forfaitaire applicable à certaines activités répertoriées, notamment le commerce informel, la coiffure, les restaurants et débits de boissons, le transport, les petites exploitations minières et l’artisanat. Le processus formel de certificat de régularité fiscale peut remplacer l’exposition à l’impôt forfaitaire lorsque les conditions légales sont réunies. Le statut informel ne supprime ni les obligations fiscales ni celles envers les autorités locales ; un permis municipal reste distinct de l’inscription à la ZIMRA. Un employeur s’inscrit normalement auprès de la NSSA dans les 30 jours suivant le début de son activité comme employeur, notamment au moyen du processus en ligne New Company Registration, et obtient les numéros de référence d’employeur et de sécurité sociale requis. Les nouveaux salariés sont enregistrés lors du versement de leur salaire. Selon les informations actuelles de la NSSA, les cotisations POBS sont de 4,5 % pour l’employeur et de 4,5 % pour le salarié, avec un plafond actuel de rémunération assurable de 700 USD. L’APWCS est financé par l’employeur et son taux dépend du risque sectoriel, sans plafond général. Les employeurs déposent les déclarations mensuelles P4 ou P4A requises. Les pages actuelles de la NSSA excluent les employeurs domestiques et du secteur informel de la couverture POBS et APWCS ; il convient donc de vérifier la catégorie applicable avant l’inscription. L’inscription de l’employeur à l’impôt PAYE est généralement due dans les 14 jours suivant le début de l’emploi, le paiement au plus tard le 10 du mois suivant chaque fin de mois et la déclaration ITF 16 dans les 30 jours suivant la fin de l’année. Une entreprise qui souhaite obtenir des marchés publics doit normalement s’inscrire auprès de la Procurement Regulatory Authority of Zimbabwe (PRAZ). La demande peut nécessiter les documents constitutifs, le certificat de constitution, les renseignements sur les administrateurs, les adresses physiques du siège et des locaux, ainsi que les informations sur l’actionnariat zimbabwéen ou étranger. L’agrément par catégorie court généralement jusqu’au 31 décembre et doit être renouvelé chaque année. Seuls les soumissionnaires inscrits peuvent généralement participer aux marchés des entités publiques, y compris par le portail électronique des marchés publics. La Small and Medium Enterprises Development Corporation (SMEDCO) peut proposer du financement de fonds de roulement, des dépenses d’investissement, du financement de commandes, des locaux et des formations par l’intermédiaire de ses agences de Harare, Bulawayo, Mutare, Gweru, Masvingo, Bindura et Lupane. Les changements de propriété, d’actionnariat, de nom de société, d’adresse ou de financement peuvent nécessiter des mises à jour auprès du CIPZ, de la ZIMRA, de la NSSA, de la ZIDA lorsqu’une licence existe, ainsi que de l’autorité municipale ou sectorielle ayant délivré un permis lié. Une modification ou un renouvellement de licence ZIDA peut exiger des certificats de régularité fiscale et de la NSSA à jour, une licence d’usine locale le cas échéant, des permis sectoriels ou une autorisation environnementale, un rapport d’avancement, une preuve d’investissement, des relevés bancaires, une liste des employés et des états financiers. L’achat d’actifs d’entreprise ne transfère pas automatiquement les licences et permis ; l’autorité émettrice doit confirmer si une nouvelle demande est nécessaire. Lorsqu’une entreprise cesse son activité, elle doit en informer la ZIMRA, déposer les déclarations en retard, acquitter ses dettes fiscales et désinscrire les appareils de fiscalisation utilisés. L’annulation de la TVA est liée à la cessation et à la notification de la ZIMRA. La radiation d’une société comprend généralement un avis du Registrar, un délai de 14 jours pour justifier le maintien de l’inscription, un avis au Journal officiel et une période d’environ un mois avant la radiation. Une déclaration volontaire peut être possible lorsque la société a cessé son activité et n’a ni actifs ni dettes. La radiation dissout l’entité, mais les responsabilités des dirigeants, membres et liquidateurs peuvent subsister et les biens non distribués peuvent revenir à l’État comme bona vacantia. Dans certains cas prévus, un créancier ou un membre peut demander la réinscription. La liquidation volontaire, solvable ou insolvable, commence par une résolution ; une liquidation forcée peut découler d’une requête à la Haute Cour déposée par un créancier, un salarié, un syndicat, un actionnaire ou une autre partie concernée. Le Master of the High Court supervise le liquidateur, qui réalise les actifs et les distribue selon l’ordre légal de priorité. Les obligations fiscales, envers les salariés, de sécurité sociale, les créanciers, les permis et la conservation des documents ne disparaissent pas simplement parce que l’entreprise est inactive.
Entreprises au Zimbabwe
Au Zimbabwe, une entreprise peut fonctionner dans un cadre formel, non formel ou informel. Les formes courantes comprennent l’entreprise individuelle, la société de personnes, la société privée à responsabilité limitée, la société privée, la coopérative, le syndicat, le consortium et la coentreprise. Une entreprise doit généralement être enregistrée auprès du Department of Companies and Intellectual Property, de la Zimbabwe Revenue Authority et de l’autorité locale compétente ; les activités réglementées peuvent nécessiter des autorisations supplémentaires. Les obligations fiscales, celles liées au personnel, l’inscription aux marchés publics, les changements de propriété et la cessation dépendent toujours de la forme, de l’activité, des locaux et du lieu.
Conseil
Au Zimbabwe, considérez la création d’une entreprise comme un projet de conformité regroupant plusieurs démarches, et non comme une simple immatriculation. Choisissez la forme selon les besoins de responsabilité, de propriété et d’exploitation, puis confirmez les exigences fiscales, locales, sectorielles, patronales et de marchés publics avant de commencer. Conservez des preuves datées de chaque inscription, paiement, permis et déclaration, car les changements de propriété et la cessation exigent des mises à jour coordonnées.