Pemberi Kerja di Zambia

Peran pemberi kerja mencakup perekrutan, catatan kerja tertulis, penggajian, keselamatan tempat kerja, pengelolaan staf, perwakilan pekerja, dan penanganan keluhan di tempat kerja. Pendaftaran PACRA membentuk atau mencatat badan usaha, tetapi tidak menggantikan kewajiban pemberi kerja terhadap otoritas ketenagakerjaan, pajak, perlindungan sosial, dan keselamatan. Aturan nasional berlaku di seluruh Zambia, sedangkan kantor provinsi dan lokal dapat memengaruhi akses layanan dan inspeksi. Pemberi kerja dengan sedikitnya 25 pekerja yang memenuhi syarat umumnya mendaftar ke Ministry of Labour and Social Security dalam tiga bulan. Permohonan biasanya mencakup dokumen PACRA, surat pengantar, sektor usaha, dan jumlah pekerja. Asosiasi pemberi kerja dan badan perwakilan mendaftar kepada Labour Commissioner. Zambia Federation of Employers dan United Federation of Employers in Zambia menyediakan fungsi perwakilan pemberi kerja dan dialog sosial. Perekrutan dapat menggunakan Public Employment Exchange Ministry of Labour and Social Security atau agen tenaga kerja swasta. Agen swasta memerlukan Employment Agency Permit, yang berlaku satu tahun dan dapat diperbarui. Pemberi kerja boleh membayar agen, tetapi agen tidak boleh membebankan biaya agen kepada pelamar. Pemberi kerja harus memeriksa daftar agen dan status pelaporannya. Pekerja asing yang diperkirakan bekerja di Zambia lebih dari enam bulan umumnya memerlukan Employment Permit melalui Zambia Department of Immigration. Permohonan diajukan oleh pemberi kerja, pengacara, atau konsultan imigrasi. Pemberi kerja memeriksa status imigrasi, menyimpan catatan kerja selama dua tahun setelah pekerjaan berakhir, melaporkan berakhirnya pekerjaan atau perubahan lokasi, dan mungkin harus membayar biaya repatriasi. Lokalisasi dan rencana understudy juga mungkin diharapkan. Untuk pekerja yang tidak tercakup dalam perjanjian serikat atau perjanjian kerja bersama, pemberi kerja menggunakan kontrak tertulis dan proses pengesahan Ministry of Labour and Social Security. Pekerja menerima satu salinan. Kebijakan tempat kerja sebaiknya mencakup keluhan, perilaku, kesehatan, dan kesejahteraan. Pemberi kerja juga menyimpan statistik ketenagakerjaan, catatan upah dan penggajian, serta informasi yang diperlukan untuk inspeksi atau perselisihan. Pemberi kerja menghitung, memotong, dan membayar PAYE kepada Zambia Revenue Authority. Pembayaran dan laporan umumnya jatuh tempo pada tanggal sepuluh bulan berikutnya, dan TPIN setiap pekerja digunakan dalam laporan PAYE. Pendaftaran NAPSA umumnya dimulai dalam satu bulan sejak usaha atau pekerjaan dimulai. Aturan cakupan terkait mencakup pekerja paruh waktu, masa percobaan, kasual, kontrak, rumah tangga, dan pekerja asing. Struktur iuran yang lazim adalah 5% dari pekerja dan 5% dari pemberi kerja atas penghasilan kotor, dengan tunduk pada batas dan parameter NAPSA terkini. Pembayaran serta laporan bulanan umumnya jatuh tempo pada tanggal sepuluh bulan berikutnya. Untuk National Health Insurance Scheme, pekerja umumnya didaftarkan dalam 30 hari sejak kontrak dimulai. Di sektor formal, iuran yang lazim adalah 1% dari pekerja dan 1% dari pemberi kerja atas gaji pokok; premi dan laporan umumnya jatuh tempo pada tanggal sepuluh. Workers’ Compensation Fund Control Board menetapkan penilaian iuran pemberi kerja menurut industri dan menyediakan perlindungan cedera kerja serta penyakit akibat pekerjaan. Iuran tersebut merupakan tanggung jawab pemberi kerja. Ketentuan upah bergantung pada instrumen hukum, sektor, dan perjanjian kerja bersama yang berlaku. SI 48/2023, General Order, berlaku mulai 1 Januari 2024, dengan pengecualian termasuk manajemen, pekerja rumah tangga, dan pekerja yang tercakup dalam perjanjian kerja bersama atau ketentuan yang lebih menguntungkan. SI 3/2025 menetapkan jumlah minimum K3,000 untuk pengemudi bus nonserikat dan K4,000 untuk pengemudi truk nonserikat mulai 10 April 2025. Pemberi kerja harus memeriksa instrumen terkini sebelum menetapkan atau mengubah upah. Reformasi NAPSA yang ditandatangani pada 2026 berarti rincian iuran dan penalti tidak boleh disimpulkan dari undang-undang lama. Ministry of Labour and Social Security dapat melakukan inspeksi rutin, tindak lanjut, khusus, atau investigasi. Inspeksi dapat dikoordinasikan dengan NAPSA, Workers’ Compensation Fund Control Board, dan Occupational Health and Safety Institute, serta dapat melibatkan catatan, wawancara, dan kondisi tempat kerja. Occupational Health and Safety Act 2025 menggantikan teks 2010 dalam catatan parlemen terkini, sedangkan rancangan amendemen 2026 tercantum; pemberi kerja harus memastikan teks yang telah berlaku dan terkini sebelum mengandalkan ketentuan tertentu. Praktik pemberi kerja mencakup alat pelindung diri, pelatihan keselamatan, pengawasan, sistem kerja aman, dan investigasi kecelakaan. Panduan layanan Kementerian menyatakan kecelakaan kerja harus dilaporkan dalam 48 jam. Komite keselamatan dan kesehatan serta cakupan sektor yang lebih luas termasuk dalam kerangka keselamatan terkini. Pekerja dapat berorganisasi melalui serikat atau badan perwakilan pekerja lain yang didaftarkan melalui Labour Commissioner. Perjanjian pengakuan mencatat pengakuan pemberi kerja terhadap serikat sebagai agen perundingan. Panduan Kementerian menggunakan ambang sedikitnya 25 pekerja yang memenuhi syarat untuk pengakuan; pekerja manajemen tidak dihitung. Perundingan bersama dapat menghasilkan kesepakatan tentang upah dan kondisi kerja. Pemberi kerja boleh bergabung dan berpartisipasi dalam asosiasi pemberi kerja, tetapi tidak boleh menghalangi kegiatan serikat yang sah. SI 30/2026 mengubah persyaratan pendaftaran serikat dan memberi fleksibilitas bagi sektor baru; periksa penerapan terkini. Keluhan atau tindakan disipliner biasanya dimulai melalui prosedur internal pemberi kerja. Perkara yang belum selesai dapat berlanjut kepada Labour Officer, mediasi, atau dialog sosial, sedangkan perselisihan kolektif dapat masuk ke konsiliasi. Perkara yang tetap belum terselesaikan dapat berlanjut melalui proses Industrial and Labour Relations. Pengaduan atau inspeksi dapat mengharuskan pemberi kerja menyediakan catatan, menjawab pertanyaan, dan menangani kondisi tempat kerja. Risiko meningkat jika upah diperselisihkan, pekerja berulang kali diperlakukan sebagai pekerja kasual, skema wajib tidak didaftarkan, alat pelindung tidak tersedia, atau akses serikat dihalangi. Perubahan organisasi tidak memiliki satu layanan manajemen perubahan negara di Zambia. Pemberi kerja dapat menggunakan konsultasi dan dukungan inspeksi dari Ministry of Labour and Social Security, dialog sosial melalui ZFE atau UFEZ, serta dukungan keterampilan melalui TEVETA. Program pemagangan TEVET melibatkan pemberi kerja, peserta, dan penyedia pelatihan; pendaftaran harus dilakukan sebelum dimulai, dan biaya dapat mencakup uang kuliah, pendaftaran, tunjangan, serta asesmen. Saat restrukturisasi, pemberi kerja meninjau kontrak, kebijakan, perjanjian kerja bersama, catatan skema wajib, izin pekerja asing, dan komitmen alih keterampilan atau understudy. Biaya yang ditetapkan dan prosedur operasional dapat berubah, jadi periksa kepada otoritas terkait sebelum mengajukan, membayar, atau mengubah tenaga kerja.