Karyawan dapat bekerja berdasarkan kontrak lisan atau tertulis, termasuk pekerja yang bergantung secara ekonomi dan hubungannya menyerupai hubungan kerja. Pemberi kerja harus memberikan rincian kerja tertulis yang mencantumkan nama para pihak, tanggal mulai, remunerasi dan cara pembayarannya, interval pembayaran, uraian pekerjaan, jam kerja normal, ketentuan pemutusan kerja, dan aturan disiplin. Gaji per jam, harian, mingguan, dan berdasarkan hasil umumnya harus dibayar setidaknya mingguan atau dua mingguan, sedangkan gaji bulanan atau tahunan umumnya harus dibayar setidaknya bulanan. Saat pekerjaan berakhir, remunerasi harus dibayar dalam tujuh hari, dan pemberi kerja harus menyimpan rincian gaji serta catatan kerja. Potongan memerlukan dasar hukum, perintah pengadilan, atau persetujuan yang sah dalam batas yang berlaku. Perekrutan, pelatihan, promosi, ketentuan kerja, dan pemutusan hubungan kerja tidak boleh diskriminatif, dan pekerja harus menerima remunerasi yang sama untuk pekerjaan dengan nilai yang sama. Kerja paksa dan kerja sewa dilarang, dan status HIV saja tidak dapat menjadi alasan pemecatan. Malawi tidak memiliki satu tarif upah minimum nasional yang berlaku untuk semua tempat kerja. Employment (Minimum Wages) (Amendment) Order 2026 berlaku mulai 1 June 2026 dan menetapkan tabel khusus menurut kategori dan jenis usaha bagi pekerja umum, pekerja rumah tangga, usaha mikro dan kecil, usaha menengah dan komersial, toko, serta pengemudi truk. Staf penggajian sebaiknya menggunakan tabel Gazette terkini, bukan angka 2025 yang lebih lama. Waktu kerja normal umumnya tidak boleh lebih dari 48 jam per minggu di luar lembur, dengan setidaknya 24 jam istirahat setelah maksimal enam hari kerja berturut-turut. Petugas keamanan dan kategori khusus lainnya mungkin mengikuti aturan terpisah. Cuti tahunan adalah 18 hari kerja untuk minggu enam hari atau 15 hari kerja untuk minggu lima hari. Cuti biasanya harus digunakan dalam enam bulan setelah tahun hak cuti, kecuali akumulasi disepakati. Setelah 12 bulan bekerja, cuti sakit memberikan empat minggu dengan gaji penuh dan delapan minggu dengan setengah gaji dalam periode yang relevan. Cuti melahirkan adalah delapan minggu dengan gaji penuh, dan cuti ayah adalah dua minggu dengan gaji penuh; masing-masing umumnya tersedia sekali dalam tiga tahun. Perlindungan kehamilan dan menyusui mencakup tugas lebih ringan atau tidak berbahaya, jam fleksibel atau lebih pendek tanpa mengurangi gaji atau tunjangan, dua waktu istirahat menyusui selama 30 menit setidaknya selama enam bulan, ruang menyusui yang aman dan privat, serta perubahan giliran kerja jika diperlukan. Pemecatan karena kehamilan dilarang, dan pekerja biasanya berhak kembali ke pekerjaan serta tunjangan yang sama, atau ke pekerjaan alternatif yang sesuai jika alasan organisasi atau ekonomi yang nyata menghalangi mereka kembali ke pekerjaan semula. Pemberi kerja harus menyediakan mesin dan sistem kerja yang aman, mengendalikan zat berbahaya, menjaga akses dan pintu keluar tetap aman, menyediakan fasilitas kesejahteraan dan air, serta memberi informasi, pelatihan, dan pengawasan. Pengaturan keselamatan harus mempertimbangkan orang yang bukan pekerja tetapi mungkin terkena dampak. Pelatihan harus menggunakan bahasa yang dipahami pekerja dan mencakup instruksi khusus bagi pengemudi, peralatan pengangkat dan transportasi, perancah, penggalian, bahan peledak, dan zat berbahaya. Pemberi kerja tidak boleh membebankan biaya tindakan keselamatan kerja kepada karyawan. Tempat kerja harus didaftarkan kepada Occupational Safety, Health and Welfare sebelum digunakan. Pendaftaran berlaku selama 12 bulan, perpanjangan tahunan dimulai pada 1 April, dan sertifikat harus dipajang. Perubahan besar atau pengalihan harus dilaporkan kepada Director of Occupational Safety and Health. Pemberi kerja harus menyimpan register umum, ringkasan undang-undang yang berlaku, dan pemberitahuan kebijakan keselamatan. Tempat kerja dengan lebih dari 50 karyawan memerlukan komite keselamatan, dengan perwakilan keselamatan dan pengaturan konsultasi untuk mendukung partisipasi pekerja. Ministry of Labour, Skills and Innovation bekerja melalui Labour Commissioner dan petugas ketenagakerjaan, termasuk Regional dan District Labour Officers. Para petugas ini memeriksa tempat kerja, menerima pengaduan, memediasi perselisihan, dan dapat memulai penuntutan. Employment Exchange Bureaus menyediakan jalur layanan kerja publik. Director of Occupational Safety and Health menangani pengawasan keselamatan tempat kerja. Workers' Compensation Commissioner dan Board menangani sistem kompensasi pekerja. Registrar of Trade Unions and Employers' Organizations mencatat badan perwakilan terkait. Industrial Relations Court, yang umum disebut IRC, memiliki Principal Registry di Blantyre serta registri di Lilongwe dan Mzuzu. Pemberi kerja harus mendaftar ke Malawi Revenue Authority untuk pajak penggajian dan menjalankan Pay As You Earn, yang umum disebut PAYE. Catatan penggajian menggunakan formulir pemberi kerja P1, formulir karyawan P4, formulir pembayaran bulanan P12, dan formulir emolumen tahunan atau sertifikat pajak P9. Pemberi kerja harus memotong dan menyetorkan PAYE sesuai Taxation Act dan menyimpan bukti terkini atas perubahan penggajian. Ambang dan tarif dapat berubah, jadi kalkulator atau pemberitahuan terkini Malawi Revenue Authority yang berlaku. Berdasarkan Pension Act 2023, setiap pemberi kerja harus menyediakan keanggotaan karyawan dalam dana pensiun kerja wajib. Iuran minimum adalah 10 persen dari penghasilan yang diperhitungkan untuk pensiun dari pemberi kerja dan 5 persen dari karyawan, yang disetorkan paling lambat 14 hari setelah akhir bulan. Pemberi kerja juga harus mempertahankan perlindungan jiwa setidaknya sebesar penghasilan pensiun satu tahun. Sanksi administratif atas ketidakpatuhan dapat mencapai K100,000,000, meskipun Pension (Exemptions) Order 2025 memerlukan pemeriksaan kelayakan tersendiri. Kewajiban pesangon yang telah timbul mungkin tetap relevan, jadi pengalihan dana pensiun dan pembayaran saat pemutusan kerja perlu dinilai menurut aturan terkini. Setelah kecelakaan yang menyebabkan kematian atau disabilitas, pemberi kerja harus segera memberi tahu Director of Occupational Safety and Health; cedera serius sebaiknya dilaporkan segera melalui telepon atau saluran cepat lainnya. Cedera yang memenuhi syarat, kematian atau ketidakmampuan permanen, atau ketidakmampuan yang berlangsung lebih dari 14 hari juga harus dilaporkan kepada Workers' Compensation Board dalam 21 hari. Pekerja umumnya memiliki waktu 12 bulan untuk mengajukan klaim kompensasi, dan pemberi kerja harus menawarkan pemeriksaan medis dalam tujuh hari setelah menerima pemberitahuan cedera. Formulir kecelakaan keselamatan kerja LAB/W/7 terpisah dari laporan Workers' Compensation. Manajemen dapat menggunakan peringatan, skorsing, atau penurunan jabatan yang wajar, tetapi denda umumnya dilarang. Pemecatan memerlukan alasan sah terkait kemampuan, perilaku, atau kebutuhan operasional dan kesempatan bagi karyawan untuk membela diri. Alasan yang dilindungi mencakup jenis kelamin, disabilitas, tanggung jawab keluarga, hak serikat pekerja, ketidakhadiran karena sakit atau cedera, penolakan pekerjaan tidak aman, aksi industrial yang sah, serta keikutsertaan dalam pengaduan. Pemberi kerja menanggung beban pembuktian alasan tersebut. Pemecatan tidak adil dapat berujung pada pemulihan jabatan, penempatan kembali, atau kompensasi. Gender Equality Act mewajibkan kebijakan pelecehan seksual dan penanganan pengaduan dengan kerahasiaan, sementara pengendalian pelecehan di tempat kerja masih berkembang dalam praktik keselamatan kerja. Pekerja bebas berserikat, dan tindakan balasan atas kegiatan serikat dilarang. Pemberi kerja harus mengakui serikat pekerja di tingkat perusahaan jika keanggotaannya mencapai setidaknya 20 persen; perundingan sektor menggunakan ambang 15 persen. Perundingan bersama dapat mengharuskan pengungkapan informasi yang relevan, dengan tunduk pada batas kerahasiaan, dan perjanjian bersama dapat mengikat pemberi kerja. Karyawan dapat memilih perwakilan dalam proses pengaduan atau disiplin. Employers' Consultative Association of Malawi, yang dikenal sebagai ECAM, dan Malawi Congress of Trade Unions, yang dikenal sebagai MCTU, adalah badan perwakilan nasional; Registrar mengawasi serikat pekerja serta organisasi pemberi kerja. Pemogokan dan penguncian mengikuti prosedur Labour Relations Act. Layanan esensial adalah layanan yang jika dihentikan akan membahayakan jiwa, kesehatan, atau keselamatan pribadi. Potongan gaji dapat berlaku untuk ketidakhadiran karena pemogokan yang melebihi tiga hari berdasarkan aturan yang berlaku. Pengaduan internal dan perselisihan disiplin dapat dilanjutkan ke konsiliasi oleh petugas ketenagakerjaan. Pengaduan berdasarkan Employment Act dapat diajukan ke District Labour Officer; jika belum selesai setelah satu bulan, perkara dapat dilanjutkan ke penuntutan atau dirujuk ke IRC. Perselisihan berdasarkan Labour Relations Act dilaporkan kepada Principal Secretary yang bertanggung jawab atas ketenagakerjaan, dengan salinan kepada pihak lain. Penerima harus mengakui pengaduan dalam tujuh hari, lalu konsiliasi dilakukan setelah prosedur internal selesai. IRC memiliki yurisdiksi awal atas perselisihan ketenagakerjaan dan menggunakan struktur tripartit. Banding ke High Court terbatas pada masalah hukum atau yurisdiksi. Pemberi kerja dapat mengandalkan kebutuhan ekonomi, teknis, struktural, atau operasional untuk mengubah organisasi, tetapi redundansi atau perampingan saat pemutusan kerja menimbulkan kewajiban pesangon. Jadwal pesangon adalah gaji dua minggu untuk setiap tahun kerja penuh dari tahun pertama sampai tahun kelima, tiga minggu per tahun untuk tahun keenam sampai kesepuluh, dan empat minggu per tahun setelah tahun kesepuluh. Dasar perhitungan umumnya mencakup gaji pokok, tunjangan perumahan, tunjangan yang memenuhi syarat, dan tunjangan barang yang memenuhi syarat, sedangkan sejumlah pembayaran untuk memungkinkan pekerjaan, pembayaran diskresioner, dan tunjangan tertentu dikecualikan kecuali kontrak atau perjanjian bersama menetapkan sebaliknya. Tidak ada bukti ambang umum yang diwajibkan undang-undang untuk pemberitahuan atau konsultasi pemutusan kerja massal, tetapi perjanjian bersama, kewajiban perundingan, prinsip praktik ketenagakerjaan yang adil, dan aturan penerus mungkin berlaku. Dalam penjualan, penyewaan, atau pengalihan usaha, proses yang sedang berjalan dan perjanjian bersama yang ada dapat mengikat penerus. Kewajiban ini berlaku bersama aturan kontrak kerja dan ketenagakerjaan, sedangkan perspektif pemberi kerja berfokus pada cara organisasi memenuhi, mengelola, dan mengubah tanggung jawabnya.
Pemberi kerja di Malawi
Di Malawi, pemberi kerja adalah orang, perusahaan, usaha, badan publik, atau kelompok yang mempekerjakan karyawan dalam hubungan kerja. Peran pemberi kerja mencakup perekrutan, rincian pekerjaan, gaji, waktu kerja, cuti, keselamatan, pensiun, disiplin yang adil, perwakilan pekerja, dan perubahan organisasi. Employment Act dan Labour Relations Act umumnya berlaku bagi pemberi kerja swasta dan badan atau perusahaan publik, sedangkan angkatan bersenjata, layanan pemasyarakatan, dan kepolisian dikecualikan kecuali bagi staf sipil. Kepatuhan mencakup lembaga ketenagakerjaan, sistem tempat kerja, catatan penggajian, dan konsultasi dengan karyawan.
Saran
Bagi pemberi kerja di Malawi, prioritas praktisnya adalah mengubah kewajiban terkait tempat kerja, penggajian, dan karyawan menjadi sistem pengendalian dengan tanggal yang jelas. Simpan rincian kerja tertulis, perhitungan upah dan pajak terkini, bukti pensiun, catatan keselamatan, dan catatan keputusan yang adil dalam satu tempat. Perlakukan pelaporan cedera, cuti yang dilindungi, pemecatan, dan perubahan organisasi sebagai urusan yang terikat tenggat waktu.