Malawi memiliki kerangka formal untuk kewirausahaan, meskipun akses ke pendaftaran dan dukungan berbeda-beda menurut distrik dan banyak usaha mikro, kecil, dan menengah masih beroperasi secara informal. Strategi Pengembangan UMKM Nasional 2025–2030 bertujuan memformalkan 100.000 usaha informal. Formalisasi dapat memberikan identitas hukum, akses ke perizinan dan layanan pajak, serta peluang lebih baik untuk pengadaan, ekspor, dan dukungan investasi. Pedagang tunggal atau usaha perseorangan dimiliki satu orang dan tidak memisahkan usaha dari pemiliknya. Pemilik memiliki tanggung jawab pribadi tanpa batas dan umumnya dikenai pajak secara pribadi. Kemitraan dijalankan oleh dua orang atau lebih berdasarkan struktur yang mereka sepakati. Perusahaan beranggota tunggal memiliki kepribadian hukum tersendiri dan tanggung jawab terbatas. Perusahaan terbatas swasta dapat memiliki satu hingga 50 pemegang saham. Perusahaan terbatas publik memerlukan sedikitnya tiga pemegang saham dan dapat menawarkan efek kepada publik. Perusahaan yang dibatasi oleh jaminan terutama sesuai untuk tujuan nirlaba, bukan usaha biasa yang mencari laba. Pusat Perusahaan, Pendaftaran, dan Kekayaan Intelektual, yang dikenal sebagai CRIPC, menangani pendaftaran usaha dan perusahaan, layanan kekayaan intelektual, serta perubahan terkait pada register. Sejak 1 April 2026, CRIPC menjadi penerus dan pusat mandat untuk Registrar General. Nama usaha harus dipilih sebelum pengajuan dan tidak boleh dilindungi, menyesatkan, identik, atau membingungkan kemiripannya dengan nama usaha, perusahaan, atau merek dagang yang sudah ada. Nama tidak boleh menggunakan istilah seperti Limited, Company, Ltd, atau Co. kecuali bentuk hukumnya mengizinkan. Penelusuran nama dan merek dagang dapat mengurangi risiko keberatan di kemudian hari, tetapi pendaftaran nama usaha, perlindungan merek dagang, dan ketersediaan domain merupakan hal terpisah. Sistem Pendaftaran Usaha Malawi daring, atau MBRS, digunakan apabila prosedur terkait tersedia secara daring. Proses pendaftaran mungkin memerlukan Kartu Identitas Nasional, izin tinggal warga asing atau paspor, alamat surel aktif, dan, untuk perusahaan, informasi tentang kantor terdaftar, direktur, anggota, pemilik manfaat, serta dokumen konstitusi. Biaya pendaftaran usaha CRIPC yang telah dikonfirmasi adalah MWK 10.000 tanpa perjanjian dan MWK 20.000 dengan perjanjian. Biaya lain dan waktu pemrosesan bergantung pada bentuk hukum dan persyaratan otoritas yang berlaku. Nomor Identifikasi Wajib Pajak, yang umumnya disebut TIN atau TPIN, diwajibkan bagi usaha berdasarkan kerangka pajak Malawi. Otoritas Pendapatan Malawi, atau MRA, menyediakan layanan pendaftaran dan kepatuhan pajak melalui Msonkho Online jika layanan tersebut mencakup lokasi dan prosedur pemohon. Sistem ini dapat mendukung permohonan TIN, pendaftaran pajak, pelaporan, dan pembayaran. Panduan UMKM 2025 menyebut Msonkho Online sebagai uji coba di Blantyre dan Mzuzu pada saat itu; pemohon di tempat lain sebaiknya memastikan cakupan daring terkini atau menggunakan prosedur manual MRA yang berlaku. Kewajiban pajak bergantung pada kegiatan dan struktur usaha. Kewajiban yang mungkin berlaku mencakup pajak penghasilan, pajak pertambahan nilai, PAYE, pajak pemotongan, pajak presumtif, serta bea cukai atau cukai. Sistem Faktur Elektronik MRA, atau EIS, mendukung faktur pajak dan catatan stok, termasuk tanda terima yang dapat diverifikasi melalui kode QR jika berlaku. Pemberitahuan MRA yang berlaku sejak 30 Desember 2025 menetapkan tarif PPN sebesar 17,5 persen. Usaha perlu memastikan apakah omzet dan kegiatannya mewajibkan pendaftaran PPN atau perlakuan pajak lain, bukan menganggap satu rezim pajak berlaku bagi semua usaha. Izin Usaha diperlukan sebelum menjalankan usaha yang diatur maupun yang tidak diatur berdasarkan Undang-Undang Perizinan Usaha, dengan tunduk pada pengecualian yang ditetapkan undang-undang. Permohonan diajukan ke Pusat Perizinan Usaha di tempat kegiatan berlangsung, biasanya melalui Dewan Kota, Kota Kecil, Distrik, atau Munisipalitas yang berwenang. Pemohon biasanya memberikan sertifikat pendaftaran usaha dan bukti kepatuhan sektoral sebelum izin diterbitkan. Izin dapat dikaitkan dengan kegiatan inti, tempat, lokasi, dan pemerintah daerah. Biaya, tanggal perpanjangan, dan waktu pemrosesan tidak seragam secara nasional, sehingga dewan setempat dan regulator sektor harus mengonfirmasi ketentuan terkini. Persetujuan tambahan mungkin berlaku untuk kegiatan seperti makanan, alkohol, kesehatan, lingkungan, pertambangan, telekomunikasi, transportasi, dan pariwisata. Persyaratan ini dapat melibatkan regulator dan inspeksi yang berbeda. Usaha harus mematuhi syarat izin dan segera memberi tahu Petugas Perizinan Usaha tentang penghentian kegiatan, likuidasi, perubahan tempat usaha, perubahan kegiatan inti, izin yang hilang, perpindahan ke pemerintah daerah lain, atau perubahan lain pada data yang tercatat. Keputusan perizinan dapat diajukan banding kepada Menteri dalam 30 hari, lalu ke Pengadilan Tinggi dalam jangka 30 hari berikutnya apabila proses banding menurut undang-undang berlaku. Selama beroperasi, perusahaan perlu menyimpan catatan, menerapkan pengendalian keuangan, dan menyampaikan laporan tahunan. Perubahan struktur perusahaan, direktur, alamat, atau kepemilikan manfaat harus diajukan kepada CRIPC. Perpanjangan izin dan persetujuan sektor perlu dipantau terpisah dari pelaporan dan pembayaran pajak. PAYE dan kewajiban pemberi kerja lain mungkin berlaku saat usaha mempekerjakan pekerja, tetapi hukum ketenagakerjaan merupakan bidang terpisah dari kerangka pendaftaran usaha. Institut Pengembangan Usaha Kecil dan Menengah, atau SMEDI, mengoordinasikan Strategi Pengembangan UMKM Nasional 2025–2030. Pusat Layanan UMKM yang direncanakan di seluruh 28 distrik dimaksudkan untuk menyediakan bantuan pendaftaran, pelatihan, pendampingan, dan hubungan keuangan, tetapi lokasi serta layanan terkini perlu diperiksa sebelum mengandalkannya. Strategi tersebut juga menangani kondisi regulasi, pembiayaan terjangkau, keterampilan kewirausahaan dan manajemen, teknologi dan inovasi, serta hubungan ke pasar domestik dan ekspor. Register Jaminan Barang Bergerak dapat mendukung beberapa jalur pembiayaan; rekening bank, pinjaman, suku bunga, dan hukum perbankan termasuk dalam sistem perbankan, bukan kerangka usaha ini. Pusat Investasi dan Perdagangan Malawi, atau MITC, memfasilitasi investasi dan perdagangan. Pusat Layanan Terpadu atau OSSC dapat mengoordinasikan pendaftaran, perizinan, izin, dan persetujuan. Dukungan ekspor dapat mencakup standar, sertifikasi, pengemasan, pencitraan merek, pembeli, dan pasar. Pemohon lokal dan asing dapat menggunakan jalur usaha atau investasi formal dengan tunduk pada bentuk hukum, kegiatan, dan aturan kelayakan yang berlaku. Modal minimum bergantung pada sektor, sehingga angka umum USD 50.000 yang lebih lama tidak boleh dianggap sebagai persyaratan universal. Zona ekonomi khusus dan insentif pajak hanya berlaku bagi proyek yang memenuhi syarat dan harus dikonfirmasi secara terpisah. Izin kerja, imigrasi, tanah, dan persetujuan sektor mengikuti prosedurnya masing-masing. Saat usaha berubah atau ditutup, petugas perizinan terkait harus diberi tahu dan CRIPC mungkin perlu memproses pemberitahuan dorman, perubahan register, atau penghapusan dari register perusahaan. Perusahaan yang mengalami kesulitan dapat tunduk pada Undang-Undang Kepailitan 2016 dan menggunakan praktisi kepailitan terdaftar. Prosedur penutupan atau kepailitan yang tepat bergantung pada badan usaha, kreditur, dan keadaan. Karena itu, berkas kepatuhan praktis sebaiknya menyimpan sertifikat pendaftaran, izin, catatan pajak, pelaporan, faktur, kontrak, informasi kepemilikan, bukti perpanjangan, dan persetujuan sektor bersama-sama.
Berusaha di Malawi
Memulai dan menjalankan usaha di Malawi mencakup pemilihan bentuk hukum, pendaftaran usaha, perolehan Izin Usaha, dan pemenuhan kewajiban pajak. Usaha perseorangan sederhana, tetapi pemilik bertanggung jawab secara pribadi tanpa batas, sedangkan perusahaan memiliki kepribadian hukum tersendiri dan dapat memberikan tanggung jawab terbatas. Persyaratan pendaftaran, perizinan, dan sektor bergantung pada kegiatan, tempat usaha, dan pemerintah daerah.
Saran
Pilih bentuk hukum dan tingkat kepatuhan berdasarkan kebutuhan tanggung jawab, kepemilikan, dan pertumbuhan, bukan hanya biaya pendaftaran terendah. Pastikan izin setempat, persetujuan sektor, dan proses pajak yang tepat untuk kegiatan dan tempat usaha sebelum mulai berdagang. Simpan catatan pendaftaran, pajak, izin, dan perusahaan bersama-sama agar perubahan, perpanjangan, dan penutupan tidak menjadi masalah mendesak.