Un salarié peut travailler sous contrat oral ou écrit, y compris lorsqu’il est économiquement dépendant et que sa relation s’apparente à un emploi. L’employeur doit fournir par écrit les renseignements indiquant l’identité des parties, la date de début, la rémunération et son mode de paiement, les échéances de paiement, la description du travail, les horaires normaux, les conditions de cessation d’emploi et les règles disciplinaires. Les rémunérations horaires, journalières, hebdomadaires et à la pièce doivent généralement être versées au moins chaque semaine ou toutes les deux semaines ; les rémunérations mensuelles ou annuelles doivent généralement être versées au moins une fois par mois. À la fin de l’emploi, la rémunération est due dans les sept jours. L’employeur doit tenir des bulletins de paie et des registres d’emploi. Les retenues doivent avoir une base légale, être ordonnées par un tribunal ou reposer sur une autorisation valable, dans les limites applicables. Le recrutement, la formation, la promotion, les conditions d’emploi et la cessation d’emploi ne doivent pas être discriminatoires ; les travailleurs doivent recevoir une rémunération égale pour un travail de valeur égale. Le travail forcé et le travail lié à la mise à disposition d’un logement sont interdits, et le statut sérologique à l’égard du VIH ne peut, à lui seul, justifier un licenciement. Le Malawi n’applique pas un seul salaire minimum national à tous les lieux de travail. L’ordonnance de 2026 portant modification des salaires minimums dans le secteur de l’emploi (Employment (Minimum Wages) (Amendment) Order 2026) est entrée en vigueur le 1er juin 2026 et fixe des barèmes selon la catégorie et la taille de l’entreprise pour les travailleurs généraux, les employés de maison, les micro et petites entreprises, les entreprises moyennes et commerciales, les magasins et les conducteurs de camion. Le personnel chargé de la paie doit consulter le dernier barème publié au Journal officiel au lieu de reprendre les chiffres de 2025. Le temps de travail normal ne dépasse généralement pas 48 heures par semaine hors heures supplémentaires, avec au moins 24 heures de repos après six jours de travail consécutifs au maximum. Les gardiens et d’autres catégories particulières peuvent relever de règles distinctes. Les congés annuels sont de 18 jours ouvrables pour une semaine de six jours ou de 15 jours ouvrables pour une semaine de cinq jours. Ils doivent normalement être pris dans les six mois suivant l’année où le droit est acquis, sauf accord de cumul. Après 12 mois de service, le congé de maladie prévoit quatre semaines à plein salaire et huit semaines à demi-salaire pendant la période concernée. Le congé de maternité est de huit semaines à plein salaire, et le congé de paternité de deux semaines à plein salaire ; chacun est généralement accordé une fois tous les trois ans. Les protections liées à la grossesse et à l’allaitement comprennent l’affectation à un travail plus léger ou non dangereux, des horaires aménagés ou réduits sans diminution du salaire ou des avantages, deux pauses d’allaitement de 30 minutes pendant au moins six mois, un espace privé et sûr pour allaiter, et un changement d’équipe si nécessaire. Le licenciement motivé par une grossesse est interdit. La salariée reprend normalement son poste et ses avantages ; si un motif organisationnel ou économique réel empêche son retour au poste initial, un autre poste adapté doit lui être proposé. L’employeur doit fournir des installations et des systèmes de travail sûrs, maîtriser les substances dangereuses, maintenir des accès et des sorties sécurisés, fournir des installations de bien-être et de l’eau, et assurer l’information, la formation et la supervision. Les mesures de sécurité doivent également tenir compte des personnes qui ne travaillent pas dans l’établissement, mais qui pourraient être concernées. La formation doit se dérouler dans une langue comprise par les travailleurs et inclure des consignes spécialisées pour les conducteurs, les équipements de levage et de transport, les échafaudages, les excavations, les explosifs et les substances dangereuses. L’employeur ne peut pas facturer aux salariés les mesures de sécurité professionnelle. Le lieu de travail doit être enregistré auprès de l’autorité compétente en matière de sécurité, de santé et de bien-être au travail avant sa mise en service. L’enregistrement est valable 12 mois, le renouvellement annuel commence le 1er avril et le certificat doit être affiché. Tout changement important ou transfert doit être signalé au directeur de la sécurité et de la santé au travail. L’employeur doit tenir un registre général, une copie des dispositions légales applicables et une notice de politique de sécurité. Un lieu de travail comptant plus de 50 salariés doit avoir un comité de sécurité ; des représentants à la sécurité et des procédures de consultation doivent permettre la participation des travailleurs. Le Ministry of Labour, Skills and Innovation agit par l’intermédiaire du Labour Commissioner et des agents du travail, notamment ceux des bureaux régionaux et de district. Ces agents inspectent les lieux de travail, reçoivent les plaintes, tentent de régler les différends par médiation et peuvent engager des poursuites. Les Employment Exchange Bureaus offrent un service public d’aide à l’emploi. Le directeur de la sécurité et de la santé au travail supervise la sécurité des lieux de travail. Le Workers’ Compensation Commissioner et le Workers’ Compensation Board gèrent le régime d’indemnisation des accidents du travail. Le Registrar of Trade Unions and Employers’ Organizations enregistre les organismes représentatifs concernés. L’Industrial Relations Court, généralement appelée « IRC », a son greffe principal à Blantyre et des greffes à Lilongwe et Mzuzu. L’employeur doit s’inscrire auprès de la Malawi Revenue Authority au titre de l’impôt sur les salaires et appliquer l’impôt sur le revenu Pay As You Earn, généralement appelé PAYE. Les registres de paie utilisent le formulaire P1 de l’employeur, le formulaire P4 du salarié, le formulaire de versement mensuel P12 et le formulaire P9 annuel récapitulant les rémunérations ou servant de certificat fiscal. L’employeur doit retenir et verser le PAYE conformément au Taxation Act et conserver des justificatifs à jour des modifications de paie. Les seuils et taux pouvant changer, c’est le calculateur ou l’avis en vigueur de la Malawi Revenue Authority qui détermine le calcul applicable. En vertu de la Pension Act 2023, chaque employeur doit prévoir l’affiliation de ses salariés à un régime de retraite professionnelle obligatoire. La cotisation minimale représente 10 % de la rémunération ouvrant droit à pension à la charge de l’employeur et 5 % à la charge du salarié ; elle doit être versée au plus tard 14 jours après la fin du mois. L’employeur doit également souscrire une assurance-vie d’au moins un an de rémunération ouvrant droit à pension. Les sanctions administratives pour non-respect peuvent atteindre 100 000 000 K, bien que les conditions d’admissibilité à l’exemption prévue par la Pension (Exemptions) Order 2025 doivent être vérifiées séparément. Des obligations d’indemnité de licenciement déjà acquises peuvent rester applicables ; les transferts vers le fonds de retraite et les indemnités de fin d’emploi doivent donc être évalués au regard des règles en vigueur. Après un accident provoquant un décès ou une incapacité, l’employeur doit en aviser sans délai le directeur de la sécurité et de la santé au travail. Il est préférable de signaler immédiatement par téléphone ou par un autre moyen rapide toute blessure grave. Les blessures, décès ou incapacités permanentes répondant aux critères, ou une incapacité de plus de 14 jours, doivent également être signalés au Workers’ Compensation Board dans les 21 jours. En règle générale, le travailleur dispose de 12 mois pour présenter une demande d’indemnisation, et l’employeur doit proposer un examen médical dans les sept jours suivant la réception de l’avis de blessure. Le formulaire d’accident du travail LAB/W/7 est distinct du rapport au Workers’ Compensation Board. La direction peut recourir à un avertissement, une suspension ou une rétrogradation raisonnables, mais les amendes sont généralement interdites. Un licenciement doit reposer sur un motif valable lié à la capacité, à la conduite ou aux besoins opérationnels, et le salarié doit avoir l’occasion de présenter sa défense. Les motifs protégés comprennent le sexe, le handicap, les responsabilités familiales, les droits syndicaux, l’absence pour maladie ou blessure, le refus d’effectuer un travail dangereux, une action collective licite et la participation à une plainte. Il incombe à l’employeur de prouver le motif du licenciement. Un licenciement abusif peut donner lieu à une réintégration, une réembauche ou une indemnisation. Le Gender Equality Act exige des politiques contre le harcèlement sexuel et un traitement confidentiel des plaintes. Les mesures contre le harcèlement au travail se développent dans le cadre des pratiques de sécurité professionnelle. Les travailleurs ont le droit de se syndiquer, et les représailles liées à l’activité syndicale sont interdites. Un employeur doit reconnaître un syndicat au niveau de l’entreprise lorsque celui-ci compte au moins 20 % des salariés ; la négociation sectorielle repose sur un seuil de 15 %. La négociation collective peut nécessiter la communication des informations pertinentes, sous réserve des limites de confidentialité, et une convention collective peut lier l’employeur. Lors d’un grief ou d’une procédure disciplinaire, un salarié peut choisir un représentant. L’Employers’ Consultative Association of Malawi, dite ECAM, et le Malawi Congress of Trade Unions, dit MCTU, sont des organismes représentatifs nationaux ; le Registrar supervise les syndicats et les organisations d’employeurs. Les grèves et les lock-out suivent les procédures du Labour Relations Act. Un service essentiel est un service dont l’interruption met en danger la vie, la santé ou la sécurité physique. Une retenue sur salaire peut s’appliquer aux absences dues à une grève de plus de trois jours, conformément aux règles applicables. Les griefs internes et les différends disciplinaires peuvent faire l’objet d’une conciliation par un agent du travail. Une plainte au titre de l’Employment Act peut être déposée auprès d’un agent du travail de district ; si elle n’est pas résolue dans le mois, elle peut donner lieu à des poursuites ou être soumise à l’IRC. Un différend relevant du Labour Relations Act est signalé au secrétaire principal chargé du travail, avec copie à l’autre partie. Le destinataire doit en accuser réception dans les sept jours, puis la conciliation intervient après la fin des procédures internes. L’IRC a compétence de première instance sur les conflits du travail et fonctionne selon une structure tripartite. Les recours devant la Haute Cour sont limités aux questions de droit ou de compétence. L’employeur peut invoquer des raisons économiques, techniques, structurelles ou opérationnelles pour réorganiser l’entreprise, mais la suppression de poste ou le licenciement pour motif économique entraîne une obligation d’indemnité de licenciement à la fin de l’emploi. Le barème prévoit deux semaines de salaire par année de service complète pour les années 1 à 5, trois semaines par année pour les années 6 à 10 et quatre semaines par année au-delà de 10 ans. La base de calcul comprend généralement le salaire de base, le logement, les indemnités admissibles et les avantages en nature admissibles ; certains éléments permettant l’exécution du travail, éléments discrétionnaires et avantages sont exclus, sauf disposition contraire d’un contrat ou d’une convention collective. Aucun seuil général obligatoire de notification ou de consultation des licenciements collectifs n’a été établi, mais les conventions collectives, les obligations de négociation, les principes de pratiques équitables du travail et les règles applicables aux successeurs peuvent s’appliquer. Lors de la vente, de la location ou du transfert d’une entreprise, les procédures en cours et les conventions collectives peuvent engager le successeur. Ces obligations s’ajoutent aux règles des contrats de travail et du droit du travail ; du point de vue de l’employeur, il s’agit de savoir comment l’organisation assume, gère et adapte ses responsabilités.
Employeur au Malawi
Au Malawi, un employeur peut être une personne, une entreprise, un organisme, une autorité publique ou un groupement qui engage un salarié dans le cadre d’une relation de travail. Son rôle couvre le recrutement, les renseignements sur les conditions d’emploi, la rémunération, le temps de travail, les congés, la sécurité, la retraite, la discipline équitable, la représentation des travailleurs et les changements organisationnels. L’Employment Act et le Labour Relations Act s’appliquent généralement aux employeurs privés et aux autorités ou entreprises publiques. Les forces armées, les services pénitentiaires et la police en sont exclus, sauf pour leur personnel civil. Le respect des règles passe par les institutions du travail, les procédures internes, les registres de paie et la consultation des salariés.
Conseil
Pour un employeur au Malawi, la priorité pratique consiste à organiser les obligations liées au lieu de travail, à la paie et au personnel dans un système de suivi daté. Conservez ensemble les conditions d’emploi écrites, les calculs à jour des salaires et des impôts, les justificatifs de retraite, les dossiers de sécurité et les documents relatifs aux décisions équitables. Traitez les déclarations d’accident, les congés protégés, les licenciements et les changements organisationnels comme des démarches assorties de délais.